612
導入事例

 様に導入

  • クラウド
  • 効率化
  • コスト

ラッキーコーヒーマシン株式会社

 様に導入

約 15,000 台のセルフ式コーヒー マシンをわずか 1 年強で日本中のコンビニに設置する大規模プロジェクトを、Microsoft Project Online で即自的、効率的に管理

ラッキーコーヒーマシン株式会社は、コーヒー関連機器の販売およびコーヒー関連マシン設置からアフターメンテナンスまで、全国のビジネス パートナーと共に万全のサポート体制を整えています。そして、2014 年。3 つのコンビニエンス ストア チェーン、全国 10,000 店以上を対象に、セルフ式コーヒーマシンをわずか 1 年 4 か月で設置するという、かつてない大規模なプロジェクトを、効率的に管理するためのツールとして選択したのが、マイクロソフトのクラウド サービスである、Microsoft Project Online with Project Pro for Office 365 でした。

<導入背景とねらい>
未体験の大規模プロジェクトの進捗を、即時的かつ円滑に把握・管理するためにクラウドを活用

写真:岩浅 英明 氏

ラッキーコーヒーマシン株式会社
管理部
管理課 担当課長
岩浅 英明 氏

ラッキーコーヒーマシン株式会社 (以下、ラッキーコーヒーマシン) は、UCC グループの一員として『飲食機器のトータルソリューションサービス』の実現を企業理念に掲げ、半世紀以上にわたりコーヒー関連機器市場を牽引してきました。

そして、コンビニエンス ストアを中心に、セルフ サービス形式のコーヒーのカップ販売が人気を集める今、ラッキーコーヒーマシンでは、3 つのコンビニエンス ストア チェーンが抱える全国の店舗に、約 15,000 台ものコーヒーマシンの調達から設置および各店舗との調整をするプロジェクトが進行しています。期間は、2014 年 10 月から 2016 年 3 月末までの1 年 4 か月。日程に余裕はありません。

しかもこのプロジェクトは、同社にとって「初めて経験する規模」であると、ラッキーコーヒーマシン 管理部 管理課 担当課長 岩浅 英明 氏は言います。

「ピーク時には、1 日に約 120 台もの設置が行われることになります。また、店舗側の設備工事などと進捗や、店舗オーナーの意向確認なども併せて進行しているため、日程変更も随時発生します。各現場では、きちんと管理されているのですが、1か所のスケジュール変更が、ほかの現場の予定に影響をもたらす可能性もあります。そこで、より確実にプロジェクトを遂行するために、本社から、設置実績の統括管理することになりました」。

ラッキーコーヒーマシンでは、従来から Microsoft Excel を用いて、実績管理を行ってきました。今回のプロジェクトにおいても、各現場で設置作業を担うビジネス パートナーと共に、Excel を使った管理体制で、プロジェクトがスタートしています。

しかし、全国 10,000 以上の店舗を対象とした進捗管理を Excel シートで運用するには、多くの課題があったと言います。

「Excel で実績管理のシートを作っていると、週次で確認するのが精いっぱいです。本社に居ながら、全国の進捗を日次で把握することなど、不可能でした。さらに、実績管理シートはメールで全国から送られてきますので、メールの山の中に、バージョンの異なるシートが混在することになります。最新のシートを使って間違いなく運用するだけでも、それなりの労力を消費してしまいます。そこで、今述べたような非効率をなくし、スムーズにスケジュールを管理していくために最適なツールがないか、検討を開始したのです」。

このツール選定に際しては、UCCグループとして、2 つの条件がありました。それは、「過分なコストをかけないこと」と「新たなハードウェア資産を持たないこと」でした。岩浅 氏は次のように説明します。

「すでに期間と予算の決まっているプロジェクトを管理するわけですから、多額のコストをかけられないことは当然でした。その意味では、今はサーバーなどのハードウェアも安価になってきていますので、オンプレミスでシステムを構築する方が安いかも知れません。しかし、サーバーは 5 年間隔で更新が発生する度に、導入時と同等のコストが発生します。このサイクルには、はまりたくなかったのです。そこで、クラウド サービスとして提供されているプロジェクト管理ツールを探すことにしました」。

そして、同社がたどり着いた結論が、マイクロソフトのクラウド サービス Microsoft Office 365 ファミリーとして提供されている、Microsoft Project Online with Project Pro for Office 365 と Microsoft Project Lite を併用する管理方法でした。

写真:ラッキーコーヒーマシン、ショールーム

岩浅 氏は言います。
「Microsoft Project に関して言えば、オンプレミスの Project Server を自社データセンターに導入した方が、カスタマイズの自由度も高く、細かな点で、より満足度の高い運用が望めたかもしれませんが、今回のプロジェクトでは、全国のビジネス パートナーにも活用してもらうことも想定しています。それは、当社のデータセンターへのアクセスを、全国のビジネス パートナーに開放することを意味しており、セキュリティ上の課題も発生します。さらに、オンプレミスの環境構築にかかる時間と DMZ (DeMilitarized Zone) の構築を考えれば、マイクロソフトにネットワークとセキュリティ対策も任せられるクラウド版の Microsoft Project を採用したのは、必然だったと言えるでしょう」。

<システム概要と導入経緯>
適切なコストで、十分な機能を備えたツールを調達。
プロジェクト管理に精通したパートナーと共に、理想的な環境を短期構築

写真:中嶋 道寛 氏

TIS株式会社 ITソリューションサービス本部
エンタープライズソリューション事業部
エンタープライズソリューション第2部エキスパート
中嶋 道寛 氏

写真:小野田 伸一 氏

TIS株式会社 ITソリューションサービス本部
エンタープライズソリューション事業部
エンタープライズソリューション第2部主任
小野田 伸一 氏

ラッキーコーヒーマシンでは本社管理側と全国各地のサービスセンター、チーフエンジニアにはリソース、予算、タイムラインの分析など、本格的なプロジェクト管理が行える Microsoft Project Online with Project Pro for Office 365 を利用し、進捗入力のみを行うビジネス パートナーには、機能を絞った低価格なライセンスである Microsoft Project Lite を提供しています。

Microsoft Project Online with Project Pro for Office 365 の活用方法は非常にシンプルで、コンビニエンス ストアの 1 店舗を「タスク」として設定。「開始日」の欄に、コーヒーマシンの設置日を入力すると、作業のステータスが 100% 完了となり、請求明細ともなるコーヒーマシンのシリアルナンバーなど必要な情報が管理できるようになってます。

また、請求明細に添付する作業報告書店舗側で設置完了したエビデンスとして店舗印を押印して頂いた上で本社に送付されていましたが、現在は、Office 365 に含まれるSharePoint Online を併用することで、設置確認を簡素するフローを電子化。店舗印を押した作業報告書を複合機スキャナ機能で読み取って PDF 化し、SharePoint Online 内のドキュメント ライブラリのフォルダに保存することで、コンビニエンス ストア側と共有がされます。

こうして、設置完了の報告が半自動化されると同時に、各 PDF のファイル名に店舗名を含むよう、ルールが整備されているため、進捗具合を振り返ることも容易になっています。

「設置のスケジュールと、実績が容易に把握できることに加え、導入機器のシリアルナンバーまで簡単に参照できることがとても重要でした。万一、導入したコーヒーマシンにエラーがあった場合、ロット単位で対応する必要もありますので、どこからどこまでの範囲で、同一ロットが導入されているか、素早く確認できる環境ができたことに満足しています」(岩浅 氏)。

そして、Microsoft Project Online を活用したこの環境構築には、パートナーである TIS株式会社 (以下、TIS) の存在が「不可欠だった」と岩浅 氏は振り返ります。

「Project Online は Office 365 に連なるクラウド サービスですから、単にライセンスを導入するだけなら自分たちの手でも可能でしょう。しかし、業務内容に即してニーズを満たす使い方を実践するためには、プロジェクト管理に精通したパートナーの存在が必要不可欠であると実感しました。今回のプロジェクトは TIS さんのおかげで非常に短期間に、望んだ通りの環境を実現することができました」。

TIS エンタープライズソリューション事業部 エンタープライズソリューション第2部エキスパート 中嶋 道寛 氏は、Microsoft Project Online の活用について、次のように説明します。

「Microsoft Project には、非常に多くの機能が揃っていて、タスクの依存関係を可視化したり、グラフィカルなレポートを作成したり、さまざまな用途に対応できます。『こういう業務に使うべき』という、決まりきった活用法があるわけではなく、あくまでもお客様の業務に合わせて最適活用できるツールだと言えるでしょう。だからこそ当社では “ツールありき” で考えるのではなく、お客様の業務内容と目的を細かくヒアリングして、最適な環境を構築させていただいています。今回のように、全国 10,000 以上の店舗を対象として、さまざまな要因によってスケジュールが左右されるプロジェクト管理では、シミュレーション機能が豊富なMicrosoft Project のメリット、そして短期間での環境構築が可能なMicrosoft Project Onlineのメリットをしっかりと活かすことができました」。

さらに TISでは、Microsoft Project に関するトレーニングを実施し、スキル トランスファーを行っています。

「Microsoft Project を活用したのは、私自身、今回が初めてでしたが、操作性が Excel に似ているため、すぐに慣れることができました。さらに、TIS さんに、丁寧なトレーニングを受けたおかげで、カスタマイズやトラブルからの復旧も、自分でできるようになりました。非常に助かっています」(岩浅 氏)。

<導入の効果>
Project Lite 活用により、入力業務の分散効率化を実現。
クラウドのメリットを活かし、ストレスなく最新の情報を共有

Microsoft Project Online 活用について、岩浅 氏は「最大のメリットは、効率的な情報共有を実現できた点にある」と話します。

「1 つには、クラウド上のデータを唯一の参照先として、全員が同じデータを共有することができることがメリットとして挙げられます。Excel のシートで管理する場合には、たとえば各担当者にシートを配布し、自分の担当箇所だけを記入させて、誰かがそれを 1 つにまとめるといった運用も行われます。しかし、複数のシートから 1 枚のシートを作成する際には、転記漏れやデータの消失などのリスクも高くなります。一方、Project Online であれば、現場の各担当者が入力した情報は、そのままクラウド上に集約されます。非常に効率的です。各人の作業負荷を軽減し、正確かつ迅速な情報共有が可能になることは、とても素晴らしいと思います」。

さらに、展開の容易なクラウド サービスであればこそ、業務のさらなる効率化が図れると、岩浅 氏は続けます。

「Project Online 導入前は、設置作業を請け負っていただいているビジネス パートナーの進捗実績の把握までに時間がかかっていました。しかし、今は設置実績の入力が可能なビジネス パートナー様の事務所にて Project Online に直接情報を入力できるようになりましたので、日数の短縮化がされています。これは、ビジネス パートナーへの展開も容易な Project Online ならではのメリットです。この効率化により、全国の現場からの集まる実績管理シートの集計作業をしていた担当者も、本来の業務に時間を注力できるようになりました。今後、設置作業者の手で直接タスク入力していただけるようになれば、大幅に作業が効率化されるでしょう」。

<今後の展望>
今後、さらなる活用深化に期待

最後に岩浅 氏は、今後への期待について、次のように話します。

「今回のプロジェクトにおいては、最初から Project Online を導入していなかったために、現場に Excel との 2 重入力をお願いするといった非効率も発生していましたが、実際に活用したことで、メリットも明確になりました。また、すでにライセンスも環境も整っていますので、今後の運用に関しては、大幅な効率化が期待できるでしょう。マイクロソフトにも、今後さらなる機能の拡充を期待しています」。

3 名様集合写真

コメント