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株式会社日本ケアリンクの導入実績|WEB会議システムのエイネット

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2000年、介護保険制度のスタートと同時に会社を創設した日本ケアリンク。以来、事業エリアを首都圏に限定し、23の介護施設で質にこだわった地域密着型の高齢者介護サービスを提供している。同社では、各施設のメンバーが集まる会議で移動に時間がかかるという課題があった。そこで2015年にFresh Voice ASPを導入。移動時間の大幅な削減を実現している。

■ 会議への移動時間と、会議参加者の不在を補う負担やコストを削減

■ 端的に発言したり集中した議論ができるようになるなど、会議の質が向上

■ 会議のあり方や文化を変え、働き方改革へとつなげていきたい

首都圏23箇所で介護施設を展開

「会議となると移動時間の長さで1日仕事となっていたが、Fresh Voiceの導入で移動時間を無くすことに成功。また集中した議論ができるようになるなど、会議の質も向上しました」

システム支援部 部長 吉田 俊夫氏

事業エリアを東京、神奈川、千葉、埼玉の首都圏に限定し、地域密着型の高齢者介護施設「せらびシリーズ」を展開している日本ケアリンク。「せらび」とはフランス語で「C'est la vie!=すばらしい人生を送ろう」という意味で、真心のこもったサービスを提供し「せらび」を実現することを会社のモットーとしている。東京都下で最も早く認知症対応型共同生活介護(グループホーム)の運営をスタートするなど、パイオニア的な取り組みを行っている。 「当社の施設の最大の特徴は、1つの施設で複数のサービスを提供できることです」と語るのはシステム支援部部長の吉田俊夫氏だ。介護サービスと一口に言っても、老人ホームやグループホームなどに入居する施設(入居)系サービス、訪問介護、デイサービス、ショートステイなどの在宅(通所)系サービスに分類される。さらに、利用者の要望に応じて通い、宿泊、訪問サービスを利用できる小規模多機能型居宅介護という形もある。 「例えば『せらび杉並』であれば、グループホーム、デイサービスと小規模多機能型居宅介護、ショートステイの4サービスが併設された複合施設であるため、利用者の状況によって、サービスを使い分けることができます。慣れ親しんだ場所で継続的なサービスを受けられると好評の声が届いています」と吉田氏は語る。

有料老人ホーム「せらび恵比寿」の共用スペース。入居者の方がくつろぐことができ、団欒の時を過ごせる空間を提供している。

グループホームの運営を東京都下では最も早くスタートした。

会議のための移動時間を削減したい

変えてはならないものを大切にしつつ、既成概念にとらわれず常に改革を進めてきた同社。「当社の代表は常に、今より良くしていくには、イノベーションを進めるにはどうすればよいか、という問いかけをしてくる。情報システムを担当している私ができることは何かと考え、会議が抱えている課題を解決しようと思いました」(吉田氏) 経営会議をはじめ、事業部会議、施設内で行われるリーダー会議などの会議の中で、最も課題を抱えていたのは事業部会議である。毎月1回の割合で開催される事業部会議は、各施設の持ち回りで開催される。「1、2時間の会議のために、他の施設のメンバーは移動に往復で3,4時間以上の時間がかかってしまい、会議が1日仕事となっていました」と吉田氏。課題はそれだけではなかった。介護保険法では職員配置の最低基準が設定されているため、会議のたびに不在になるメンバーの代わりに、別の職員を補充する必要が生じる。「そのシフトを組むのも大変でした」と吉田氏は語る。 これらの課題を解決するため、テレビ会議システムの導入の検討を始めたのだ。

移動時間を大幅削減、会議の品質が向上

「手軽に導入したいと考え、当初からクラウド型のシステム1本に絞り検討していました」と吉田氏。いくつかのテレビ会議システムを実際に試し比較検討をして、最終的にFresh Voiceを選定。その理由について「まずは音声が非常にクリアだったことです」と語る。 次に吉田氏が挙げたのが、月額2万円から利用できる料金体系のフレキシブルさだった。 現在、事業部会議のほか、各施設内で開催されるリーダー会議でもFresh Voiceを利用しており、「多いときは月に5~6回、Fresh Voiceを利用して会議を開催しています」と吉田氏。 導入効果について吉田氏は「まず課題だった移動時間の削減に貢献しています」と語る。効果はそれだけではない。同社の会議は点在する施設で開催されるため、他の業務が忙しい、出張している、不在時間の職員が補充できないなどの理由で、どうしても会議に参加できないこともあったという。その場合は、議事録を読んでどんなプロセスで物事が決定したのか把握するしかなかったが、Fresh Voiceを導入したことで、「参加できない会議がほとんどなくなった」と吉田氏。 また予想外の効果として吉田氏が挙げたのは「発言をできるだけ端的にするなど、集中した議論ができるようになるなど、会議の質が向上した」ことだ。ダラダラ会議の撲滅にも効果があるのではと吉田氏は指摘する。

働き方改革の一つのフックに

今後、Fresh Voiceの活用率を上げ、「働き方改革にもつなげていきたい」と吉田氏は意気込む。「例えば登録職員とのミーティングもFresh Voiceで実施すれば、施設に集まることなく、自宅からでも参加できるようになります。資料共有機能を使えるようになれば、紙の資料を配布することもなくなる。そうすることで会議のあり方、文化を変えていきたいですね」(吉田氏) また今後、増えて行く外国人の採用面接の場面でも、Fresh Voiceは大いに活用できると吉田氏は期待を寄せる。「海外にいる方とFresh Voiceで面接を行えるようにしていきたいと考えています」(吉田氏) 介護施設のパイオニア的存在でもある日本ケアリンク。働き方改革を進め、職員の満足度向上をサービスの充実に転換していく同社の挑戦から目が離せない。

ユーザー紹介

株式会社日本ケアリンク 様

「せらび恵比寿」は全室個室の生活空間となっている。

http://www.j-carelink.co.jp/ 介護保険制度がスタートした2000年11月設立。東京、神奈川、千葉、埼玉の首都圏に限定し、介護保険法による指定居宅介護支援事業、通所介護、短期入所生活介護、認知症対応型共同生活介護、有料老人ホーム事業、サービス付き高齢者向け住宅事業などを展開。最大の特徴は地域密着型で1つの施設で複数のサービスを提供していること。首都圏の介護サービス企業としてはパイオニア的存在でもあり、認知症に対する知見も深い。

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