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クラウドサインのおかげで「勤務時間」から「作業の時間」を減らせました | クラウドサイン利用事例 | クラウドサインは無料で契約締結ができる

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申込書, 請負契約書, 建設業 公開日時:2018年7月30日

クラウドサインのおかげで「勤務時間」から「作業の時間」を減らせました

投稿者 cloudsign

 

リノべる株式会社 リノベーション事業本部事業推進室 佐藤千絵様

利用率は90% クラウド契約ってこんなに便利で簡単なのに、ここまで低コストなのはなんで?と不思議に思うぐらいです

貴社の事業内容について教えてください。

リノべる株式会社は、「日本の暮らしを、世界で一番、かしこく素敵に。」という理念のもと、お客様のお住まいや商業施設のリノベーションを提供する会社です。おかげさまで現在、全国28箇所にショールーム設けるまでに成長しています。

今日来ていただいた渋谷の本社ショールームは、ファミリー向けタイプになっています。同じ渋谷にはSOHO利用も見据えたご夫婦向けのショールームがあったり、ひとつひとつのショールームのテイストを変えてありますので、一度ショールームに足を運んでいただいたお客様にも何度でも楽しんでいただけるようになっています。実際にリノべるで施工していただき、そこに住んでいた方が引っ越しされたところをショールームにさせていただくケースもあるんですよ。

リノべる様の本社ショールーム

クラウドサインを利用することになったきっかけはなんですか?

当社では、リノベーションをされるお客様との契約書をはじめ、そのほか関係取引先企業様との契約書、注文書があり、それらの書類を回収する事務作業のウェイトと手間がかなり高かったんですね。

しかも、社内的な「締め日」を守ろうと思っても、お客様のご都合もあって、紙のやりとりをしていた時代はすぐに書類を回収できないこともありました。さらに、案件はいくつも平行して走っているので、それらを間違えないように処理や保管をするのも大変でした。

電子契約であればこれらの課題を解消できるかもしれない、と考えたのが検討のはじまりです。

導入していただいて、どんな効果が出ましたでしょうか。

半年経って、おかげさまで利用率は契約書類の80〜90%にも達しています。

とにかく、誰にとってもわかりやすいユーザーインターフェースなのがいいところです。社内のスタッフや管理部門の者がすぐ使えるようになったのはもちろん、お客様にもすんなりと受け入れていただき、従来通りの紙での契約は月あたりでも数えるほどです。その理由も、お客様のご利用される銀行様の受け入れがまだ追いついてなくて…というケースがほとんどです。

「リノべるさんもクラウドサインを使ってるんですか?じゃあ契約はクラウドサインの方がいいです」とお客様から逆に言われることもありました。

そうやって、お客様や関係取引先企業様がクラウドサインでの契約を進んで行っていただけるのはありがたいことですし、実際、一番恩恵を受けているのは現場の私達かもしれません。勤務時間から、プリントアウトして、製本して、押印して、印紙を貼って、郵送して…、という一連の作業が一気になくなった!という実感があります。

リノべる株式会社 佐藤千絵様

ありがとうございます。さらに、使ってみての意外なメリットがあったそうで。

はい。先ほど申し上げたように、事務作業の工数を減らすことが目的で、それが達成されただけでなく、情報セキュリティという意味でも向上したんじゃないかと思います。

スタッフもほかのショールームやお客様のお住まいなど、いろいろな場所に移動しますので、どうしても紙の書類を持ち歩くことによる紛失リスクが懸念されます。幸いにして今までそういった事故はなかったのですが、クラウドサインだったら紛失のリスクがない上に、どこでもファイルにアクセスできて安心ですよね。

そういえば、検索がしやすくすごく便利で、締結済みの契約書や工事の発注経緯などをすぐに確認したりする際に役立っています。よくある検索システムですとわかりにくく時間がかかりイライラしがちですが、クラウドサインだとすぐにヒットするんです。とっても使いやすく驚きました。

しかも、基本料金も利用料も安いので、その点でも非常に助かっています(笑)。

検索機能は近々強化します。加えて、紙の契約書のスキャンサービスも2018年にご提供を開始しますので、過去に紙で締結した書類も格納でき、すぐに探していただけるようになりますよ。

いまでも十分ですが、そうなれば本当にありがたいです。

最後に、今後の活用プランなどがあれば教えてください

弊社では案件の稟議にKintoneを使っていまして、これとクラウドサインがうまくつながるようにしたいと思っています。クラウドサインさんはKintoneとの親和性も高いと聞いてますので、引き続きサポートをお願いしたいです。

本日はありがとうございました。

カテゴリー: 申込書, 請負契約書, 建設業

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