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導入事例

 様に導入

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  • コスト

木戸特許事務所

 様に導入

4 世代にわたり業務を続ける木戸特許事務所。
特許は国内だけでは完結せず、最近では海外での特許申請も増えている。
顧客とのコミュニケーションのベースとなる電子メールやスケジュール調整でのスピードアップは大きな課題でした。

特許申請は、国内で完結する時代ではなくなり、今では木戸特許事務所の仕事の半分は海外での特許申請に関わるものとなっています。それに従ってメールでのコミュニケーションの重要度は増す一方です。他方で、メール システムは古いままで、複数のデバイスでの利用は情報を同じにするための余計な作業を強いられていました。Office 365 の導入により、こうした面倒から一切解放されたことに加えて、スケジュール調整の無駄を省くなど、マイクロソフトのサービスらしいメリットも享受することができるようになりました。安全、安心と便利さを手に入れながらますます本業に時間を割くことができるようになっています。

<導入の背景>
無駄な作業を追加の投資を行わずに削減

木戸特許事務所
副所長
弁理士
木戸 良彦 氏

特許事務所の業務は、特許申請のみならず、実用新案・商標、意匠に関する権利化業務などを行っています。取り扱う情報は秘匿性が高くかつ先端的なものが多くあります。これらの各種手続きのサポートだけではなく、係争関連業務やコンサルティング業務なども行っています。

こうした業務内容に対して、従来のメール システムはさまざまな点で不満と不安が増大していました。第一に、自動でメール データの同期がとれないということがありました。弁理士業務そのものは、自立的要素が強くかつお客様先に出かけることの多い関係上、事務所の PC、自宅 PC、モバイル デバイスなどの複数のデバイスを利用しています。複数デバイスを利用するとそれぞれのデバイスの間での情報の同期が求められますが、これまでの仕組みだと結構面倒な作業を強いられてきました。特に送信メールについては同期をあきらめて、必要な場合はすべてのデバイスをチェックすることを強いられていたりしました。

「所長は 3 つのデバイスを利用しています。受信メールについては何とか同期がとれていたのですが、送信メールについては同期することができませんでした。私は常に PC を持ち歩くことで解決しようとしていましたが、スマートフォンを使い始めると結局うまく同期できないということがわかりました。」と副所長の木戸良彦弁理士は語ります。

以前は Fax が情報のやり取りの際に使われていて、送った後の原稿を保存しておけばそれがエビデンスにはなりました。メールの場合、送信メールも含めて同期がとれていないと、いざという時にどのようなやり取りをクライアントとしたかを確認できなくなってしまいます。
特許申請は、特許の出願から実際の審査を請求するまでに 3 年の猶予があります。さらに審査請求をしてから特許が認可されるまで 1-2 年かかります。また、出願から 20 年の間、権利が存続します。
「この長い期間を通してクライアントとどのようなコミュニケーションをしているかを残しておくことは重要で、その意味でもメール システムの改善は不可欠でした。」と木戸副所長は振り返ります。

こうした課題の解決のために、IT について一任されている木戸副所長はベンダーからいくつかの新たな IT の提案をうけ、内部設置型の仕組みを含めて比較検討をされています。その中で最終的には副所長の判断で、Office 365 に決定しています。木戸副所長は次のようなことを理由に挙げています。

  • クラウド サービスの方が明らかに安価で安心なことが判明した。
  • Outlook + Exchange Online の組み合わせで、課題解決に必要な機能は実現できた。
  • Office 365 の予定管理機能はかなり便利に感じた。
  • Microsoft Office との親和性とマイクロソフトの信頼感

また、クラウドにデータを保存することと、事務所内にデータを保存することの安全性の比較も検討されています。「事務所内にあることは必ずしも安心ではないと判断しました。災害時の問題もあります。事務所の鍵を壊して侵入することは可能だと思いますが、マイクロソフトのデータ センターに侵入することは不可能と思います。もちろん「マイクロソフト」という安心感が背景にあります。」
「最終的には、クラウド サービスのデータをベンダーに預けることになるので、サービスを提供しているベンダーへの信頼は不可欠でした。その意味では、長年ビジネス向けのシステムを提供し続けてきたマイクロソフトに対する大きな信頼はもっとも大きな決定要因だったと思います。」と木戸副所長は続けます。

<導入の効果>
メール環境の改善だけではない大きな効果

「Office 365 を導入して、抱えていた課題はすぐに解決しました。どのデバイスでメールの読み書きをしても、すぐに他のデバイスでも同じ情報に同期されるので、面倒なバックアップ作業や同期のための作業は全く不要になりました。」
さらにスケジュールの共有機能が大きな効果を発揮したと木戸副所長は語ります。
「これまで事務所員は紙ベースでスケジュール調整をしていました。外出先で入った予定などは反映できないので、結局最終確認は直接本人に確認するなどの作業が必須でした。外出しているとその日のうちには調整が完了せず、翌日にならないとスケジュールがフィックスされないことは普通でした。Office 365 を利用するようになって、外出先でもスマートフォンでスケジュールを入れれば直ちに反映されます。事務所員には私のスケジュールを公開しているので、必要な時に直ちにスケジュール調整をすることが可能となり、明らかにスピードが上がりました。」

これまで使い慣れてきた Office をそのまま利用できるのも利用がスムーズに進んだ背景にあるようです。「事務所員の年齢層は高い方だと思いますが、Office 365 への切り替えはスムーズでした。これまでもメール クライアントはマイクロソフト製品を利用していましたが、この機会にすべて Outlook に切り替えました。でも所員も戸惑うことなく利用できたようです。」

セキュリティや安全性への安心感も格段に増したと木戸副所長は強調します。
「PC の故障の時などは、メールのデータをそのデバイスに復元するだけでも結構な時間を必要とし、結構いらいらしたものでした。今は、PC を入れ替えてもユーザー ID でつなぐだけですぐにもとの情報に戻るので、とても楽になったと同時に、安心感も倍増しています。災害時などでデバイスを失っても、代替機さえあればすぐに元に戻せることが分かったからです。」と木戸弁理士は強調します。
「ウィルス対策も一台一台の PC の対策ソフトの状況を確認するような手間がなくなったことに加えて、スパム メールのようなものが激減しているので、そうした処理にかけていた時間も節約できています。」

<今後の展開>
働き方の多様性とコスト削減を目指して

特許事務所は所属人数に対する標準的な事務所の広さがおおよそ決まっているそうです。その事務所の大きなスペースを占めるのが、書類です。過去の書類を処分することが事務所のスペースを節約することにつながり、結果的に経営のコスト削減にもつながります。
また、事務所員の多くは書類作成が中心であり、必ずしも事務所にいなければ仕事ができないわけではない業務です。
「特許事務所のトレンドとして、在宅勤務の促進があります。事務所スペースの節約と通勤時間の節約、多様な働き方への対応など、多くのメリットがあるからだと思います。そのために高価なテレビ会議システムを導入しているところもあると聞いています。Office 365 には Lync Online も提供されているので、特に別にテレビ会議システムなどを入れることなく、在宅勤務に踏み切れることはとても安心です。」
また、まだファイル サーバーが稼働しているのでスペースの節約のために書類のデジタル化と合わせて、クラウド ストレージへの移行も今後の検討課題とのことです。

時間的制約や人的リソースの制約から、多様なワークスタイルへの対応やペーパーレスへの対応をどこまで進められるかまだ具体的な計画立案までには至っていないとのことですが、将来実現すべき課題に対応する IT の仕組みを利用していることは大きな強みであるとの期待を膨らませていただいているようです。

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