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導入事例

 様に導入

  • クラウド
  • コミュニケーション
  • コスト

京急建設株式会社

 様に導入

グループウェアとメール サーバーを Microsoft Office 365 で一新し、260 ユーザーにすばやく展開
社員の要望に応えたシステムと Office 2003 のサポート終了への対応を実現
さらに Office 365 ProPlus の自動アップデートにより、管理負荷を低減しつつ、最新バージョンを常に利用できる環境を整えて標準化を実現

京急建設株式会社

京急建設株式会社

京急建設株式会社は、メール サーバーやグループウェアの老朽化からシステムの入れ替えを検討。社内の要望に応え、業務をよりスムーズに行うことを考え、クラウド サービスである Office 365 E3 を採用しています。また、Office 365 E3 に含まれる最新の Office アプリケーション、Office 365 ProPlus を活用し、インターネット経由のインストール方法、クイック実行で 260 ユーザーに最新の Office をすばやく展開。社内の Office のバージョンを統一すると共に、Office 365 ProPlus の自動アップデートを活用し、最新のバージョンを常に利用できる環境を整え、少人数の情報システム部門でも管理負荷を低減した運用を実現しています。

<導入の背景とねらい>
コストを削減しながらセキュリティを高め
社員の業務を支援するシステム構築を目指す

森田 啓二 氏

京急建設株式会社
取締役 経営管理本部
副本部長 兼 経営計画部長
森田 啓二 氏

西村 裕之 氏

京急建設株式会社
経営管理本部 経営計画部
係長
西村 裕之 氏

京急電鉄グループの総合建設会社である京急建設株式会社 (以下、京急建設) は、京浜急行電鉄株式会社および京急電鉄グループはもちろん、京急沿線や首都圏近郊の官公庁、鉄道事業者、民間企業などをお客様として、軌道工事部門を持つ総合建設会社です。同社では、複数の現場や事務所が存在し、短期の事務所や事務所外で働く社員とのコミュニケーションや情報共有をスムーズに行うことが 1 つの課題となっていました。

京急建設の情報システムを整備する役割を担う経営管理本部で経営計画を担当する京急建設株式会社 取締役 経営管理本部 副本部長 兼 経営計画部長 森田 啓二 氏は、次のように話します。「我々は、京浜急行電鉄の安全と安定運行を技術力で支え、京急電鉄グループはもちろん、すべてのお客様のニーズに安全、安心、高品質で安価な品物を工期内で提供することで、お客様や社会から信頼を得ることを目的としています。経営計画部の役割は、経営全般にわたって幅広い業務領域がありますが、中でも IT 環境を整備し、さらに駆使しながら、経営目標を確実に達成するための施策や経営状況の予測および監視を行うことが重要な役割となっています」。

京急建設では、6 年前に導入したメール サーバーやグループウェアが老朽化し、サーバーのリプレイスや新たなソフトウェアの導入に迫られており、2012 年 11 月から本格的な新システムの検討を始めました。「IT 関連の規定やセキュリティを遵守できること、導入および運用コストを削減できること、社員のニーズを把握して反映すること、この 3 つが新たなシステムの選定条件でした」と森田 氏は話します。

社員のニーズについては、事前にアンケートを行い、「メール容量が 25 MB と少ないから増やしてほしい」「夜間に働く必要がある社員がシステムの夜間バックアップで作業報告ができない」「グループウェアに検索機能がないために必要な書類が見つからない」などの意見が寄せられていました。また、迷惑メール対策など別にコストが毎月数万円かかっていたことも、システムを入れ替える契機となっていました。京急建設株式会社 経営管理本部 経営計画部 係長 西村 裕之 氏は、「経営計画部で IT にかかわっているのは 2 名で、通常の業務と兼任しています。IT の専門的な知識が豊富ではないので、何かトラブルが発生するとシステム会社のサポートを呼んで対処してもらわなければならず、復旧までに時間がかかってしまいます」と話します。

システムの検討段階では、さまざまなソフトウェアやクラウド サービスが候補としてあげられましたが、最終的に京急建設では Office 365 を採用することを決断します。「基本的に我々のシステムは Office を利用することが前提となっており、基幹システムのデータなどはマクロを使って Microsoft Excel で利用できるようにしており、メール サーバーやグループウェアも Office 365 を採用したほうが良いと考えました」 (西村 氏) 。

SharePoint Online で構築された京急建設の新しいポータル サイト

SharePoint Online で構築された京急建設の新しいポータル サイト[拡大図]新しいウィンドウ

<導入の経緯>
コスト面やセキュリティ面だけでなく
Office アプリケーションを活用できるのが魅力

小島 正寛 氏

京急建設株式会社
経営管理本部 経営計画部
小島 正寛 氏

廣瀬 晃 氏

富士ソフト株式会社
ソリューション事業本部
MS部 第4技術グループ
廣瀬 晃 氏

2013 年 3 月ころから Office 365 の最新バージョンのプレビューを実際に扱い、パートナーとして採用した富士ソフト株式会社 (以下、富士ソフト) の「マイクロソフトソリューション & クラウドセンター秋葉原」で実機体験も行った西村 氏は、「事前にしっかりとした検証を行うことができ、我々の要求をかなえてくれるソフトウェアだと感じました」と話します。SharePoint Online で情報共有のための掲示板を作成した京急建設株式会社 経営管理本部 経営計画部 小島 正寛 氏も、「会社の仕様に合わせてカスタマイズでき、エンド ユーザーの要望を聞いて機能を簡単に追加したり、変更をすぐに行ったりできると思いました」と話します。

また、富士ソフト株式会社 ソリューション事業本部 MS部 第4技術グループ 廣瀬 晃 氏は、京急建設に Office 365 を提案した理由を次のように話してくれました。「我々は独立ベンダーなので、製品にとらわれず、要望を聞いて最適な製品を選ぶように心掛けています。打ち合わせの段階で、管理コストの削減、セキュリティ、コンプライアンスといった課題をお聞きし、Office 365 が最適だと考えてお勧めしました。中でも、メールのログやアーカイブを取ったり、データ損失防止 (DLP) 機能が使える E3 プランが最適だと思いました。帳票などでのペーパー レス化などの将来的な要望もあったので、将来性も優れている点でも Office 365 が選択肢となりました」。

京急建設が Office 365 の E3 プランを採用した理由には、Exchange Online のメール機能や SharePoint Online の情報共有を活用するだけでなく、Office アプリケーションを利用できることも選択理由の 1 つでした。同社は、2014 年 4 月 9 日にサポート終了となる Windows XP を入れ替え、全社の OS を Windows 7 にすることを推し進めており、同様にサポート終了となる Office 2003 も最新のバージョンにする必要がありました。また同社では、複数バージョンの Office アプリケーションが混在していましたので、管理面からも Office のバージョンを統一したいと考えていたのです。

2013 年 4 月から PC や OS の入れ替えを開始した京急建設では、2013 年 6 月から使い始めた Office 365 ProPlus のクイック実行を利用して 260 ユーザーの展開をすばやく行うことを実現しています。「管理する側から見れば楽に展開でき、非常に助かりました。インターネット回線さえあれば、ユーザーが簡単に新しい Office をインストールして利用できます」 (西村 氏) 。

2013 年 6 月に Office 365 を導入し、クイック実行による Office アプリケーション展開や Exchange Online によるメール サービスの提供、SharePoint Online によるポータル サイトの構築を短期間で進められたのには、富士ソフトのサポートも大きかったと京急建設では考えています。「こちらの要望を理解し、迅速に対応してくれた点は非常に助かっています。多機能な Office 365 から何を選択して実用化すればよいかを適切にアドバイスしてもらい、要望にあわせた的確な提案もしてもらいました」と小島 氏。さらに、富士ソフトからはわかりやすいマニュアルも提供され、各部門の代表者を集めたユーザー説明会なども行うことで、新しいソフトウェアに対する教育も行ったと言います。

富士ソフトからは導入支援のほか、エンド ユーザー教育やわかりやすいマニュアルも提供

富士ソフトからは導入支援のほか、エンド ユーザー教育やわかりやすいマニュアルも提供[拡大図]新しいウィンドウ

<導入効果>
メールやファイルのやり取りをスムーズに行え
プロジェクトごとのポータル構築も簡単

Office 365 を導入してからは、これまで利用してきたソフトウェアを使わなくてもスパム メールが自動的に遮断され、運用コストの削減に貢献しています。また、夜間のメンテナンスやバックアップでシステムを利用できないということもなくなりました。

利用できる 1 通あたりのメール容量や総メール容量が増え、これまで送れなかった写真や図面を送れるようになったことも社員の要望に応えられた例の 1 つです。現場や拠点間のファイルのやり取りには、メール以外にもさまざまな方法が利用できます。特に SkyDrive Pro では 7 GB の容量が使え、現場間でのファイルのやり取りができます。

SharePoint Online で構築されたポータル サイトは、日報や社報、総務の申請書類などに社員がアクセスしやすくなるように作られました。実際に構築を行った小島 氏は、「設定などのわかりづらいところは富士ソフトのサポートを受けながら作っていきましたが、全体的に非常に作りやすかったと思います。まだまだ使い切れていない機能もたくさんあるので、アンケートや Q&A などのコミュニケーション機能を活用し、コンテンツを増やして、より社員間のコミュニケーションを活性化したいですね」と開発しやすさを話します。また、「テンプレートを使ってドラック & ドロップの簡単な操作で作れるので、慣れるのは早いと思います」と話す小島 氏は、今後はプロジェクトごとにサイトを構築する際に、現場の担当者への教育も行いやすいと説明してくれました。

Office アプリケーションの活用では、インストールや展開のすばやさ、常に統一された最新バージョンでの管理のしやすさだけでなく、ライセンス管理の面でも大きなメリットがあります。「1 ユーザーで 5 台まで利用できるので、常設の事務所に設置している共有 PC などで複数拠点を行き来して数台の PC を使うユーザーも安心して利用できます」 (小島 氏) 。

Office のバージョンを揃えることで、環境によってマクロが動かないといったこともなくなります。Office 365 ProPlus で提供される Office アプリケーションは、以前のバージョンの Office と共存できるため、対応していないマクロがあった場合もライセンスを保有している Office 2007 や、2014 年 4 月まで利用できる Office 2003 を一時的に利用し、Excel 2003 などで動作していたマクロを Excel 2013 に対応させるまで待つことが可能です。

Office 365 ProPlus のクイック実行によるすばやい展開

Office 365 ProPlus のクイック実行によるすばやい展開[拡大図]新しいウィンドウ

<今後の展望>
今後もさまざまな機能を活用し
Office 365 の利用を広げていく

Office 365 を導入することによって、「たとえば、これまでは日報や社報をメールに添付して送っていましたが、容量が少ないのですぐに読んでもらわないとメール ボックスがいっぱいになってしまいました。しかし、現在はポータル サイトのリンクを貼ったメールを送って知らせるようになっています」と業務の流れが少しずつ変わってきていることを西村 氏は感じていると言います。まだまだ使いこなしていない機能を使い、業務を変化させて新たなワークスタイルを確立していきたいと考え、今後は Lync Online を活用することに期待を寄せています。「若い人を中心にコミュニケーションの手段としてやり取りが広がり、現場から要求が出てくることに期待したいですね。また、デスクトップ共有機能を使ってヘルプ デスクとして利用できると聞いているので、サポート ツールとしても活用したいと思います。これまでは、往復する手間と交通費を考えてリモートでサポートしていましたが、これには月数万円かかっていました。これらのコストがなくなり、1 つのツールに集約してコスト削減できるのは大変助かります」。

また、「SharePoint Online と Microsoft InfoPath を使って帳票などを Web で扱えるようにし、なるべくペーパーレス化が実現できるようにしたいですね」と西村 氏。小島 氏も、「SharePoint Online を使って取引先企業とファイルなどやり取りすることも検討しています」と、SharePoint に関しても今後さまざまな使い方を検討しています。

「要望や社内の環境を考えると、どうしても外からシステムにアクセスできる環境が必要になります。常設の事務所であれば本社と IPSec でつながっていますが、短期間の現場や事務所外で作業することも非常に多く、その際のシステム利用や情報共有は課題でした。社内の要望に応えて業務の流れを作っていくには、やはりクラウドを活用しなければならない時代になっていると思いますね。クラウドのセキュリティ面に不安を持つ声も出ていましたが、セキュリティに関してはサービスを提供するマイクロソフトがしっかり担保してくれていると感じています。我々は、2 人が兼任で情報システムを管理しているので、運用に対してのプレッシャーは大きく、効率的な管理を行う手段が必要でした。管理負担を軽減するためにも、Office 365 を選択して良かったと感じています」と最後に西村 氏は話してくれました。

Office 365 の活用を機に、京急建設ではさらなる業務改革とワーク スタイルの確立を進め、信頼性の高い建設業者として高い技術力と安心を届けていきます。

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