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導入事例

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KDDIエンジニアリング株式会社

 様に導入

マイクロソフトのコンサルタントが全国の拠点に常駐して、Office 365 導入の立ち上げから活用までを支援
協働で現場の課題に取り組むことで、スムーズな活用浸透を目指す

最新のツールやクラウドを活用し業務改革を行うことをトップダウンで決定し、推進するケースは数多くありますが、そのすべてが必ずしも成功しているわけではありません。トップと現場とで考えにギャップが生まれ、せっかく導入した IT を活用し切れない場合もあります。KDDIエンジニアリング株式会社では、Microsoft Office 365 を情報共有基盤とするプロジェクト「近渡雲」を立ち上げ、各自が常に業務改革を考え、持続的発展を目指す方針を決定。全国の各拠点へ自社の IT 推進者を配置するのに加え、プロジェクトの立ち上げ段階で全拠点にマイクロソフト コンサルティング サービス (MCS) を常駐させることによって、現場の課題をその場で直ちに解決する形で IT の活用を浸透させています。

<導入背景とねらい>
スピーディな施策立案が求められる通信事業で
Office 365 を十二分に活用する方法を模索

写真:福島 徹哉 氏

KDDIエンジニアリング
株式会社
代表取締役社長
福島 徹哉 氏

KDDI グループの通信事業のインフラを構築/運用している KDDIエンジニアリング株式会社 (以下、KDDIエンジニアリング) は、固定ネットワーク通信設備の運用と保守、設計および施工管理、移動体基地局 (au、WiMAX) の建設・保守、モバイル通信エリア品質設計を担っています。また、基地局への太陽光発電導入のノウハウを活かして太陽光発電事業も行っており、ミャンマーのモバイル通信インフラを整備する事業サポートにも取り組んで来ました。

グループ外での事業領域の広がりや、通信事業の競争激化、データ通信の高速化、増大化などによって仕事量が膨大になり、業務改革を行う必要があると考えた KDDI エンジニアリングでは、IT 環境を改善して情報共有基盤を一新することを検討し始めました。「ガスや水道などのインフラとは異なり、通信インフラは数年でテクノロジーが変わり、通信事業の料金施策や新サービス リリースも非常にスピーディになっています。このような状況で、コストを抑えたインフラ建設と保守、変化へのすばやい対応、計画を実行させるためのエンジニアリング力を実現させるための施策を行うには、全社員が同じことを考えて、同じ方向を向いていかないといけないと考えました」と KDDIエンジニアリング株式会社 代表取締役社長 福島 徹哉 氏は話します。

KDDIエンジニアリングが新たな情報共有基盤を導入するにあたって、候補となったのが Office 365 でした。情報の分析、会議の内容の共有、スケジューリング、コミュニケーションなどの統合プラットフォームとして Office 365 を活用し、計画、情報分析、判断、実行を行い、PDCA を回すというすべての過程でその機能を駆使することによって、一歩進んだ効率的で正確なコミュニケーションと情報分析と判断ができることを目指しました。また、Office 365 の活用法を全国 10 拠点で共有することで、全体が連携しながら活用のレベルを上げていくことも目指しました。「たとえば、Microsoft Excel や Microsoft PowerPoint は、各自で改善を行って活用を広げられるよいツールで、教えなくても工夫できる日本人に適したツールだと思います。しかし、一方で個人が改善を行えば行うほど、周りとの連携が取れなくなって個体化し、最新の機能を使える人と使えない人との差が大きくなってしまいます。すべての人が同じレベルで活用できる体制を整えることが課題でした」。

<導入の経緯>
Office 365 の最先端の使い方をマイクロソフトから学び
各拠点の課題解決を共に考えて横展開させて浸透する

写真:枝川 登 氏

KDDIエンジニアリング
株式会社
取締役副社長
プロセス改革本部長
枝川 登 氏

写真:杉崎 広正 氏

KDDIエンジニアリング
株式会社
プロセス改革本部
副本部長
兼 プロセス業務
管理部長
杉崎 広正 氏

情報共有基盤として Office 365 を選択した理由の 1 つとしては、クラウドで利用することによって、すでに業務ツールとして活用している Office の最新の機能を使うことができ、各機能を連携させて、常に新たな効果を生むことができることでした。福島 氏は、「機能拡張によって、各ツールとの連動性が高くなっており、これまでとは次元の違うことができると考えました」と話します。たとえば、Microsoft SharePoint Online では、従来のように Microsoft Word や Excel の文書をダウンロードして編集し、再度アップロードする必要がなく、複数の人が同時に編集することができることで効率よく作業が行えます。また、Office 365 の中でも特に Yammer が社内コミュニケーションを改革する可能性を持っていると KDDIエンジニアリング株式会社 取締役副社長 プロセス改革本部長の枝川 登 氏は話します。「メールは優れたコミュニケーション手段のひとつですが、万能ではなく、当社の最近の業務内容だと膨大な宛先数に多種多様なメールが、ある時は TO で、ある時は CC で大量に飛び交っています。その結果、逆に誰が誰に何を伝えようとしているかが分かりづらくなり、また必要度の大きく異なる情報が混在し、さらに過去経緯も追いづらくなってしまっている、といった課題がありました。Yammer を導入して複合的に利用すれば、メールが抱えているこのような諸問題を解決でき、精度の高いコミュニケーションを行えると考えました」。KDDIエンジニアリングでは、Office 365 の機能を使いこなすことで、各社員が常に業務改革を考え、持続的発展を目指すことができると考えました。

2014 年 5 月ころからマイクロソフトに相談をしていた KDDIエンジニアリングでは、マイクロソフトの社員自身が Office 365 をどのように活用しているかを知ることで、大きな学びになったと言います。「何を行えば、社員が気持ちよく働けるかを一番よく知っているのは、Office 365 を開発したマイクロソフト自身であると考えました」と話す福島 氏は、単にツールを導入するだけでなく、定着させて使い方を浸透させるためには、マイクロソフトの事例に学び、サポートを受けることが重要だと考え、導入プロジェクトに MCS を参加させることを決断しました。

「2014 年 9 月に契約して、近渡雲とプロジェクトを名付けて、導入を開始しました。近渡雲とは、KDDIエンジニアリングが目指しているゴール (高嶺) に到達するため、雲 (Office 365) に乗り、一気にひとっ飛びする (近道を渡る) という意味が込められています。北海道から九州までの 10 拠点すべてを一気に行うのは難しいと考え、まず東名阪から着手していきました。各拠点に、各事業所の改革を企画し事業所内の現場メンバーをリードする社員を「IT 推進者」として新たに配置し、併せてマイクロソフトのコンサルタントにも常駐してもらって、拠点ごとの課題をトライ & エラーで一緒に考えてもらい、全拠点共通の課題はテンプレート化して横展開していくようにすることで、全社へのスキルの共通化と浸透を目指しました。2014 年中は東名阪で課題解決までの時間を短くする体制を整え、2015 年から全国展開へとステップアップし、2015 年 5 月までの立ち上げ期間は、全拠点にコンサルタントが常駐して、課題解決と活用浸透をサポートしてもらいました」と、KDDIエンジニアリング株式会社 プロセス改革本部副本部長 兼 プロセス業務管理部長の杉崎 広正 氏は話します。

これらの体制を整えることで、「エキスパートであるコンサルタントの知見を現場の課題解決に活用して一気に短期間で基盤を立ち上げ、軌道に乗せることができたと思います」と枝川 氏は話し、「大きな方針はトップダウンで行いましたが、浸透は IT 推進者とコンサルタントが一緒に悩みながら進め、ボトムアップで進めていきました。本社でやり方を決めて全国に広めることも 1 つのやり方だとは思いますが、我々は、各拠点が自分のこととして主体的に動いてもらうことが浸透するカギだと考えました」と説明します。

近渡雲 TOP ページ[拡大図]新しいウィンドウ


システム構成図[拡大図]新しいウィンドウ

<導入効果>
IT 推進者とマイクロソフトのコンサルタントが共に啓蒙稼動を行って
Office 365 を使うとどう便利になるかを示す

KDDIエンジニアリングが Office 365 の導入を成功させたのは、導入と業務改革をセットで考え、全社員に浸透させる体制を整えたためです。「MCS の強いサポートが、最も難しい立ち上げ期間を乗り切る原動力になったと思います。アプリケーションだけ提供してもらって、我々だけで立ち上げから浸透を行ったのでは、これだけスムーズに進行することはできませんでした。企業文化を変え、大きなパラダイム シフトを起こそうとするときには、たいてい現場とのギャップがあり、そのギャップは各拠点によっても異なります。各拠点で、IT 推進者とコンサルタントがタッグを組んで悩み、課題を 1 つ 1 つ紐解いて、地道に日々の活動を行ってきました。MCS がすぐ隣にいることによって、各拠点の自律的活動を促進できたことが大きかったですね」と枝川 氏は話します。

各拠点の IT 推進者の代表が集まるミーティングで、各代表の生の声を聞くこともできました。全国の拠点の IT 推進者リーダーは、毎週 Skype for Business で会議していますが、実際に一堂に会したのは初めてのことで、「ずいぶんと仲良くなったつもりでいましたが、半数以上の人が初めて直接会う人でした」という感想も聞かれたほどです。

プロジェクト近渡雲の開始当初は、各拠点でも懐疑的な声も聞かれ、積極的にツールを活用せずに、これまでのやり方を変えようとはしない動きもありました。本部主導で改革を行なうだけでは、現場の理解を得られず、プロジェクトが失敗してしまうケースも多いですが、KDDIエンジニアリングの場合は、Office 365 によって課題がどのように解決されたかを測定・分析し、1 つの拠点で改善できた事例を他の拠点にも横展開し、1 つの業務で改善できた事例を他の業務にも縦展開することで、現場にもツールによって業務が改善できるという意識が芽生え、自らが問題意識を持って考え、積極的に業務改革を行なうようになっています。

IT 推進者の方々が注意したのは、ツールの効果を実際に示さなければ、活用や浸透につながらないということでした。そのため、課題に対してどのような機能を使えば業務がどれだけ楽になるかを、MCS のアドバイスを受けながら現場に示していったと言います。また、勉強会を行う際にも、動画や講義を行うのではなく、自分の PC を持ち寄って実機で学習することで、IT に親しみのなかった高い年齢の社員でも Power Query などを使いこなすことができるようになったと言います。

たとえば、Yammer については、悩みや課題などを書き込むことによって、同じ職種の他のエリアの人にフォローされ、問題の早期解決につながっています。また、さらにその結果を SharePoint で共有することでナレッジを蓄積することもできるようになりました。将来的に KDDIエンジニアリングでは、社内メールをゼロにすることも考えていると言います。もちろん、Microsoft OneNote もさまざまな目的で活用し、Excel の Power Query や Power Map を使って、これまで個別に関数やマクロを使っていた作業を簡略化し、場合によっては 1/10 という大幅な作業効率改善を行うことができているほか、これまで Excel を使いたがらなかった人たちも実機勉強会で Power Query を覚えることで、利用が広がっています。

「プロジェクト近渡雲の効果は、改善施策の件数登録数、品質指標での改善評価、業務量調査での効果、活用指標での定着度合いの 4 つの指標で測定しています。その結果、まず、Yammer を活用することによって、送信メール数が 10% 削減でき、受信メール数を 5% 削減することができました。また、Office 365 を活用することによって、2.5% の業務効率化を実現しています。出だしとしては、まずまずの滑り出しだと思います」と杉崎 氏は話してくれました。

拠点の皆様の集合写真

<今後の展望>
活用を大きく広げて横展開での浸透を続け
さまざまな場面での Office 365 活用を進めていく

2015 年 5 月までの立ち上げ期間後は、今回作り上げた体制を使って KDDIエンジニアリング自身が活用を模索していくフェーズに入ってきています。「MCS の方が離れてからは、正直言っていったん盛り上がりが収まったように感じていますが、実は 2015 年秋になって、またアクセス数や活用が上がり始めています。複合的に基盤が完成され、便利になるという理解が広がることで定着しているのだと思います。利用率も飛躍的に上がってきており、ツールを活用して仕事のやり方が変わってきていることを感じますね」と杉崎 氏は話してくれました。

今後も拠点個々の課題や拠点間共通の課題解決をどのように行うかを模索していく一方、事業継続計画 (BCP) のために Yammer を役立てることなども計画し、活用を広げていきたいと言います。また、膨大の量の作業マニュアルをいったん整理し、プロセス改革本部でコントロールすることで、業務を根本的に見直す挑戦も始めました。さらに、太陽光発電所などに常駐している社員とリアルタイム コミュニケーションを行うことも検討しており、オフィス以外での利用も進めていきたいと考えています。

「今回の情報共有基盤を浸透させていけば、全体の作業時間の 50% 減を目指せると考えています。KDDI グループの一員として、我々の通信、PC やデバイス、Office 365 を含めたアプリケーションを連携させた使い方を考えていく必要があります。また、Word、Excel、PowerPoint があたり前のように業務ツールとして使われる中で、IT に慣れた人が使いこなすだけでなく、IT を使い慣れていない人たちの習熟率が 20% アップすれば、全体の作業効率は大きく変化していくはずです。今後もマイクロソフトには良い製品を作り続けてほしいですし、今後も新機能によって業務をどのように改善できるかのアドバイスをいただきたいと思っています」と話す福島 氏。今後も、KDDIエンジニアリングは、競争が激しく、変化の早い通信事業を情報共有基盤で支え、業務効率向上に取り組んでいきます。

全国の拠点で活躍されている IT 推進者の皆様 [拡大図]新しいウィンドウ

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