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分散した社員情報をSmartHRで一元管理。さらに電子申請の活用で業務時間が1/3に。 - SmartHR -【シェアNo.1】無料から使え

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ALH株式会社「分散した社員情報をSmartHRで一元管理。さらに電子申請の活用で業務時間が1/3に。」

  • 2017-11-02
  • 導入事例・インタビュー
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業種:IT・システム 所在地:東京都目黒区 従業員数:約410名(2017年9月時点)

TOPICS
  • APIを活用し、分散した従業員情報を集約
  • 3時間かかっていた業務が1時間に短縮
  • 新たに生まれたリソースで制度・規則の更新

ALH株式会社は様々な業界における企業の業務管理システムや、基幹システム開発や保守を行う、ITソリューション、ITコンサルティング、ITアウトソーシング事業を行っている企業です。

2017年4月に複数の会社が合併し生まれたALHは、約410名の従業員が在籍し、毎月10名前後の入社があるなど、成長を続けています(2017年9月時点)。

しかし、順調に事業を拡大していく中で入社対応や、合併によって複数の人事データベースが存在するなどの課題も生まれていました。

ALHがSmartHRを導入したのが合併直後の2017年5月。導入によってどのような変化があったのでしょうか。管理部の松本さんと諸町さんにお話を伺いました。

APIを活用し、分散した従業員情報をSmartHRに集約

 - まず、SmartHRを導入した理由をお聞かせください

松本さん:これまで弊社には人事データベースと呼べるものがなく、給与計算ソフトやエクセル、一部情報は書類にも情報が分散しており「何がどこにあるのか」が非常にわかりにくい状態となっていました。

これらの情報を集約したかったのが1番の理由です。もちろん各種手続きの電子申請も行いたいと思っていました。

 - 人事データベースを作りたいと考えた時、様々な解決策があると思いますが、SmartHRを選んだ理由は何でしょうか?

松本さん:いくつかのサービスを比較した上で、必要とする機能を満たしていることに加えて、最も使いやすそうだと感じたことがSmartHRにした決め手でした。使いこなせなかったら意味がないので、デザインのわかりやすさは非常に大切だと思っています。

 - ありがとうございます! 実際に導入して見ての感想はいかがでしょうか?

松本さん:やっぱり人事データベースが一元化したことによる喜びは大きかったです(笑)。従業員の個人ページをカスタマイズして多くの情報を入れているので、以前より情報を充実させることもできました。見やすいデザインも好評ですね。

諸町さん:入社時のToDoリストも自社向けにカスタマイズしているので、業務の抜け漏れも少なくなりました。

 - しかし、複数の人事データベースからSmartHRの移行は大変だったのではないでしょうか?

松本さん:確かに散らばった情報を集約するのは大変な面もありましたが、ゼロから人事データベースを作るわけではなく、これまで使っていたツールから出力したデータをSmartHRで取り込める形に加工するだけだったのでそこは助かりました。また、一部データはAPIで繋ぎ込んで1クリックで移行するなどの効率化もしました。

諸町さん:これまでは私以外の管理者が社員情報にアクセスしようとしても、ローカル環境のみで動くソフトで社員情報を管理していたこともあり、自由にアクセスできないなどの問題もありました。

今では、いつでもどこでも同じデータにアクセスできるので、こういう点でも効率化されましたね。セキュリティや権限管理も細かく設定できるので、情報管理の面でも安心しています。

管理部の松本さん(左)と諸町さん(右)

3時間かかっていた業務が1時間に短縮

 - 入社対応などの面での効果はありましたか?

松本さん:かなりありました。具体的には、これまでは入社対応だけで午前中が潰れていましたが、導入後は1時間くらいで終わっています。

諸町さん:前は3時間はかかっていましたね。少なくとも3分の1にはなりました。

 - 効果が出ているとのこと嬉しいです。以前の入社対応と現在の対応の流れはどのような感じだったのでしょうか?

松本さん:以前は入社日に新入社員から各種情報を紙に記入してもらったり聞いたりして、担当者が書類に転記する運用でした。他にも書類を持ってきてもらったり、それをコピーをしたりするなどの手間がありました。

現在は入社前にSmartHR経由で情報を入力してもらっているので、入社日には情報が揃っている状態になっています。身分証明書なども事前にアップロードして終わりですので、入社する側もかなり楽になったと思います。

諸町さん:情報収集が短縮されただけではなく、本人が入力した個人情報がそのまま書類なり申請データになるのでミスもなくなりました。

これまでは直接聞いて転記をしていたので、どうしても細かいミスがありました。例えば部屋番号や生年月日を間違うとか、どんなに注意しても発生してしまうミスがありましたが、SmartHRを導入後はほとんどなくなりました。

効率化で生まれた時間を社内制度や就業規則のアップデートに活用

 - 効率化によって生まれた時間はどのように活用しているのでしょうか。

松本さん:生まれた時間で就業規則の変更や社内制度の整備などに時間をかけられるようになりました。この領域は簡単に行える業務ではないので、効率化できたことで進めることができています。

 - ちなみに顧問社労士さんはいるのでしょうか?

諸町さん:はい、顧問社労士さんには就業規則の変更や労働トラブル対策など、難易度の高い問題をサポートしてもらっています。

 - 労務管理や給与計算は社内で行っているのでしょうか?

松本さん:私たち2名で担当しています。

 - 2名なんですね! 少しでもお力になれているのなら嬉しいです。

チャットサポートの活用でスムーズな導入を実現

 - チャットサポートも積極的にご利用いただき、ありがとうございます。

松本さん:本当にすぐ返事が来るので助かっています。他のサービスだと返信が1日後なども多いですが、1時間もしないで返事が来ますよね。難しいであろう質問をしても、嫌がらずにわかりやすく答えてくれて感謝しています(笑)。

諸町さん:導入当初は私たち以外の者も質問していましたが、その者もサポートの早さに喜んでいました。

 - それは嬉しいです……! 考えてみると、ALHさんは人事データベース、マイナンバー管理、給与明細、電子申請……ほとんどの機能を使っていただいてますね。ありがとうございます。

松本さん:今後はさらに活用していきたいと思っていますので、わからないことがあればまたチャットサポートで聞きますね(笑)。

 - ぜひ年末調整もご利用ください!(笑) 松本さん、諸町さん、本日はありがとうございました!

ALHの社名を表した「ALOHA」のポーズをしていただきました!

取材協力:ALH株式会社

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