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日本ビジネスシステムズ株式会社

 様に導入

Microsoft Visio 2013 を製造業の業務改革コンサルティングに活用。使いやすいインターフェイスと、豊富な図形素材や Microsoft Excel との連携機能などを活かし、製造、物流、販売の 3 領域にわたるビジネス プロセスを効率的にモデリング

日本ビジネスシステムズ株式会社

日本ビジネスシステムズ株式会社

日本ビジネスシステムズ株式会社は、システム インテグレーターとして業務プロセスの改革支援、業務系 IT 開発、保守、運用など上流から下流まで網羅した開発コンサルティング事業を展開。グループ企業の JBSソリューションズ株式会社と共に製造業を主な対象として、業務プロセス改革 (BPM : Business Process Management) コンサルティングを提供。効率的で正確な作図と、お客様とのスムーズなリレーションの双方に効果を発揮するツールとして、Microsoft Visio を従来から活用しています。そして今、同グループではいち早く Visio 2013 Professional を活用。さらに「作業効率が改善され、お客様への提案力の向上につながった」と、評価しています。また、今後の事業拡大時には、新たにリリースされる Visio のサブスクリプション版である "Visio Pro for Office 365" の導入を決定。プロジェクト メンバーの増員にも柔軟に対応できる体制を整備しています。

<導入の背景とねらい>
国際標準に則ってビジネス プロセスを描画できる "もっとも安価で、使いやすいツール" として活用

日本ビジネスシステムズ株式会社 (以下、JBS) はインフラ構築を中心に企業の IT を支えるシステム インテグレーターとして事業を展開。2009 年からグループ会社の JBSソリューションズ株式会社 (以下、JBSソリューションズ) を通じて、製造業を中心に、業務プロセスの改善を図るコンサルティング事業を開始しています。
JBS 営業本部 営業 3 部 営業 1 課 課長 伊藤 匡一 氏は、次のように言います。
「弊社は、もともとインフラ構築を事業の主軸に据えていましたが、事業を拡張する中で市場も変化し、お客様のニーズも移り変わってきました。そこで、製造業のお客様を中心に『お客様第一』の提案を改めて徹底して新しいニーズを発掘していくために、上流工程からの課題抽出を行って既存システムのボトルネックなどを明確にしてより良い提案を行っていけるよう、体制を強化したのです」。

日本ビジネスシステムズ株式会社
営業本部 営業 3 部営業 1 課 課長
伊藤 匡一 氏

日本ビジネスシステムズ株式会社
営業本部 営業 3 部 営業 1 課
熊澤 謙市 氏

JBS では、こうしてコンサルティング事業を始めるに際し、ビジネス全体の流れを図示化して、無駄なタスクや問題点を洗い出すプロセス モデリングの表記法として 2 つの国際的な標準記法を比較。システム開発者の目線で図示化する UML (Unified Modeling Language) ではなく、業務を行う "現場に近い目線" での図示化に適している BPMN (Business Process Model and Notation) を採用しています。

そして、この標準記法 BPMN に沿ってワークフロー図などを正確に描き、お客様との効率的なコミュニケーションを支えるためのツールとして同社が採用したのが、Microsoft Visio でした。
JBSソリューションズ BPM 事業部 事業部長 人見 正徳 氏は、次のように振り返ります。
「グローバルなビジネス展開を推進する製造業の業務改善を図るためには、国際標準の手法を採用することが大前提になります。そこで BPMN を実践するためのツールを探したのですが、Visio は、BPMN に準拠したツールの中で比較的安価で使いやすいツールでした」。

Microsoft Visio は、豊富に用意されたステンシル (テンプレートによる図形や文字) などを用いて、直観的な操作で作図できるアプリケーションです。画面の左側に表示されるステンシルを、右側の作図エリアにドラッグ アンド ドロップして、直線コネクタなどでつなぐだけで、業務フロー図などの作成が行えます。
このステンシルにはデータ接続が行えるため、たとえばコンサルティング業務で複数のシートを管理している場合、1 か所のデータを修正した際にも、ほかのシートに存在する同一データ掲載箇所にも修正が反映されるなど、単なる作図ツールとは異なる利便性を有しています。
業務ごとの専用テンプレートなども幅広く用意されており、豊富なステンシルを使って、業務フローなどのビジネス プロセス モデリングのほか、ネットワーク図などの IT 管理、UI 設計やプロジェクト管理、そしてオフィスの見取り図や会社組織図の作成など、多彩なニーズに対応しています。

そして 2008 年に BPMN 対応のモデリング ツールを探していた JBSソリューションズ BPM 事業部 ERM ソリューショングループ 村藤 太郎 氏の目に留まったのも、パートナー製の Visio 専用テンプレートである「ITP Process Modeler for Microsoft Visio」であったと言います。
「当時、BPMN も今日ほど一般的ではなく、準拠したツールも多くはありませんでした。そんな中、ITP Process Modeler for Microsoft Visio に出会いました。技術検証したところユーザー インターフェースの使いやすさ、Excel との連携のよさを高く評価しました。 JBSソリューションズの創業当時から、業務はほぼフル稼働に近い状態でしたので、『使いやすいツール』が見つかって、非常に助かりました」。

JBS が Visio を採用した背景には、「製造業における Visio 使用率の高さ」もあったと、JBS 営業本部 営業 3 部 営業 1 課 熊澤 謙市 氏は言います。
「主な提案先となる製造業では、棚割りや工程表などさまざまな業務で Visio を採用しているケースが多かったことも採用に影響しています。コンサルティングが始まれば、モデリングのガイドラインを作ったり、課題と添削を交換したりなど、お互いのデータを盛んにやりとりすることになりますが、お互い使い慣れたツールならストレスを感じることなくやりとりができます。この点は、非常に大きなポイントだったと思います」。

また、ライセンス料に関しては買い切りパッケージも存在する Visio に比べ「他社の製品はライセンスに幅がなかったり、年間使用料を徴収する契約形態などお客様へのご提案のときに苦労していました」(伊藤 氏)。

そして 2012 年。JBS では、Visio 2013 Professional をいち早く活用。さまざまな新機能の評価・検討を行っています。

<導入効果>
Excel へのエクスポートもインポートも簡単。「シートの複製」などさまざまな機能アップを加え、より進化した使いやすさで作業効率を向上

Microsoft Visio 採用の最大のメリットはやはり、プロセス デザイナーとして「使いやすいこと」と、村藤 氏は強調します。
「繰り返しになってしまいますが、階層化された業務プロセスをデザインしやすいことが Visio の一番のメリットです。ステンシルをドラッグ アンド ドロップするだけで作図が進みますし、ステンシルを配置する際には位置調整用のグリッドが表示されるため、Visio に慣れていないデザイナーでも直感的に、キレイな業務フロー図が作成できます。また、お客様が業務プロセスの補足説明に独自のアイコンを使用することがあるのですが、Visio ならオンラインに豊富に用意された Microsoft Office の『クリップアート』もダウンロードして使用できるので、アイコンを用意する手間が省けて助かるとの声もいただきました。こうしたメリットは、Visio 2013 になってもまったく変わりません。むしろ、細かいところで機能アップしており、助かっています」。

JBSソリューションズ株式会社
BPM 事業部
事業部長
人見 正徳 氏

JBSソリューションズ株式会社
BPM 事業部
ERM ソリューショングループ
村藤 太郎 氏

村藤 氏は「細かいことかも知れませんが」と前置きしながら、Visio 2013 の利点について、次のように続けます。

「BPMN の最新仕様である BPMN 2.0 への対応が強化されていることが、第一に挙げられます。BPMN 2.0 準拠のステンシルが豊富になりましたし、2013 では図形と図形をつなぐコネクタをワンクリックで配置できるようになりました。そのほかにも配置した図形の差し替えなど、作図で頻繁に使う機能を右クリック 1 つで使うことができるようになっています。これは細かい変更なのですが、作業者にとっては今までのようにカーソルを動かさなくても良い分、非常に作業が楽になっています。そしてもう 1 点が、『ページの複製』を 1 動作でできるようになったことです」。

こうした機能向上を村藤 氏が重要視する背景には、「一度のコンサルティングで、数百枚の TOBE プロセスのデザインを行う」という、膨大な作業量が存在しています。そのため「ほんの少しずつの改善が、積み重なって大きなメリットになっていると実感しています」と言います。

そして、数百枚もの業務フロー図やプロセス チャートを間違いなく校正確認するために役立つのが、Excel シートへのエクスポート機能であると、村藤 氏は続けます。
「数百枚の図を眺めて、業務プロセスや業務フロー図の抜けを間違いなく確かめるのは不可能に近いです。そこで私はいつも Excel シートにエクスポートして、チェックするようにしています。Microsoft Excel からのインポートもできるのですが、印象としては、いつも頼っているエクスポートの方に有難味を感じています (笑)」。

作成した BPMN の業務フロー図を確認する作業は、チームでも行います。たとえば、JBSソリューションズの外部パートナーが作成した業務フロー図を検図する場合、これまではチームで集まって確認のためのミーティングなど行っていましたが、Visio 2013 に新たに追加された「共同編集機能」を使えば、遠隔地からの検図も可能になるため、「今後使い込んでいくのが楽しみ」と村藤 氏は続けます。
「たとえば私が出張に出て遠隔地にいる場合でも、共同編集機能を使えば、問題なくパートナーとやりとりできるでしょう。コメント機能で記入者とのやりとりや変更箇所の確認ができるのも便利です。さらに BPMN の表記検証エンジンが強化されたおかげで業務フロー図の精度を上げられることや、お客様独自のルールに合わせたカスタマイズ検証が可能になったのも助かります」。

Visiio 2013 イメージ

Visiio 2013 イメージ [拡大する]新しいウィンドウ

また、村藤 氏はお客様とのディスカッションの際には「A1 サイズに印刷した業務フロー図を囲んで、注釈を書いた付箋を張り付けたりしながらディスカッションを行うことが多い」として次のように話します。
「プロッターを使用して A1 用紙に業務フロー図を印刷するのですが、枚数も多く、サイズも大きいため、印刷ミスをした時のコストも馬鹿にできません。Visio 2013 になって印刷への対応力も向上しており、印刷範囲の指定やサイズ補正機能で紙のサイズに合わせた見やすい図を印刷できますし、プレビュー機能で印刷ミスも防ぐことができるので大変助かっています」。

そのほか、インターフェイス部分以外の使いやすさも向上していると、人見 氏と村藤 氏は声を揃えます。
「BPMN の作図を開始する際には、お客様の業務可視化目的に合わせたモデリング ガイドラインとそのガイドラインに準拠した Visio の図面検証のためのルール (Visio 2013 が標準機能として持っている BPMN 文法チェックツール) も作ります。この検証ルールは実際にお客様と作業を進めていくうちに、アップデートを繰り返していくことになります。Visio 2013 では図面情報と、この検証ルールとをそれぞれ別のファイルとして保存できるため、スキームごとにカスタマイズした検証ルールを配布することも容易になりました。以前のバージョンでは、図面情報と検証ルールが同一ファイルに保存されてしまうため不便な点がいくつかあったのですが、この変更によって作業が、より一段と効率的に進められるようになりました」。

<今後の展望>
タッチパネル対応や他のマイクロソフト テクノロジーとの連携など、より深く幅広い進化に期待

「Visio 2013 になって、タブレット PC などのタッチパネル対応の機能が搭載されています。1 台 1 台の PC がない環境、たとえばお客様の工場内などにタブレット PC が導入されれば、現場のご担当者様が必要なときにそれを使って Visio の BPMN で描いた業務フロー図を基に次の作業を確認するというようなことも容易になるでしょう。しかし、弊社での活用シーンとしては弊社の強みである Microsoft SharePoint Server を構築する上でワークフローの承認プロセスの可視化に Visio を活用し、現場ユーザーとの仕様検討に活用するといった使い方ではないでしょうか」と、村藤 氏。

上述のように Visio と他のマイクロソフト テクノロジーの連携が進めば、「Visio を "業務システム" として、より広範囲に活用することが可能になる」と、人見 氏は今後 Visio へ期待することについて次のように話します。
「BPMN は、経済産業省が省庁の業務最適化に向けた業務モデリングの表記法として研究を行う (2012 年 6 月にレポートを公開) など、年々認知度が高まっています。今後、お客様のニーズも増えるのではないかと思います。Visio は今やモデリング エディターとしてトップの普及度にあると考えていますが、マイクロソフトの他のテクノロジーとの連携が密になっていくと、"業務システム" として広範に活用することができるようになると思います。弊社ではビジネス プロセス モデリングだけではなく、実装から運用へとつながるサービスを一貫して提供しています。たとえばエンタープライズ サービス バスの構築時にと Visio を活用し、BPMN にデータを紐づけてデータモデルも管理できるとうれしいですし、それだけのことは可能であると考えてます。また、今後のライセンス活用の観点からも、マイクロソフトの新しい取り組みを評価しております。Visio が Office 365 の仲間入りを果たし、月額利用のサブスクリプション型でも活用できるようになったことで、プロジェクト期間中のメンバー増員にも柔軟に対応できるフレキシブルな体制を整備できると考えています」。

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