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導入事例

 様に導入

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  • コミュニケーション

公益社団法人 日本青年会議所 財務運営会議

 様に導入

「明るい豊かな社会」の実現を目指し、全国から参集する若きリーダーたちの “スピード感” を支えるために Office 365 を活用し、“いつでも、どこでも、使いやすい” 情報共有環境を実現

「明るい豊かな社会」の実現に向けた公益事業の企画運営を行う公益社団法人 日本青年会議所では、常に新しいアイデアと意見を取り入れ、公平公正な体制を保ち続けるために、役員の任期を 1 年と定めています。短い任期中に成果を出すことが必須となるため、常にスピーディーな運営が求められる同会議所では、統一した情報共有環境が存在しないことに起因するコミュニケーション ロスが課題になっていました。そうした状況を改善する一歩として、日本青年会議所内の財務運営会議では、2012 年度の運用において 1 つの取り組みを行いました。それがマイクロソフトのクラウド サービスである Office 365 の導入でした。

<導入の背景とねらい>
全国 701 の会員会議所から、PC を持参して出向する JC 会員に統一した情報共有環境を提供

公益社団法人 日本青年会議所 (以下、日本青年会議所) は、戦後日本の復興を目指し、1949 年 9 月 3 日に、東京青年商工会議所 (現 東京青年会議所) が設立したのを皮切りに全国へと広まった日本の JC (青年会議所) 運動の統合調整機関として 1951 年に誕生しました。日本青年会議所は、世界 107 か国に活動拠点を置く Junior Chamber International (JCI、国際青年会議所) に加盟している組織であり、人種、国籍、性別、職業、宗教を問わず、20 歳から 40 歳までの社会的リーダーを志す「品格ある青年」であれば個人の自由な意思で入会できる組織です。

公益社団法人
日本青年会議所
2012 年度 財務運営会議
議長
飯島 太郎 氏

公益社団法人
日本青年会議所
2012 年度 財務運営会議
総括幹事
久保田 泰隆 氏

「個人の修練」、「社会への奉仕」、「世界との友情」を基本姿勢として、「明るい豊かな社会」の実現を理想として公益事業を企画運営することを目的とした日本青年会議所は、全国 701 地域に存在する各地会員による会議所 = LOM (Local Organization Member) から出向した JC 会員によって構成されています。
出向している JC 会員は、それぞれ地元で仕事を行っており、日本青年会議所への参加はボランティアで行っています。会社の業務と、会議所の任務を両立させるために JC 会員は多忙となりますが、「自分たちが苦労する以上に、参加する意義は大きい」と、日本青年会議所 財務運営会議において、2012 年度の議長を務める飯島 太郎 氏は話します。

「地元での活動も重要なのですが、地元だけで完結しようとすると、どうしても視野が狭くなってしまうことがあります。たとえば、『この地区は落書きが多い』など、地域特有の課題に長年頭を悩ませていたとします。しかし、全国規模で意見交換を行うと、解決事例がいくつも見つかることがありますし、同様の課題が各地に存在することが分かれば、改善に向けた意見発信を全国規模で行っていけるというスケールメリットが生まれ、全国規模で貢献することができます。こうして、より大きな観点から課題解決を図ることで、地元にも大きなリターンを得ることができます。これは JC 運動を中央で調整する機関があるからこそ享受できるメリットです。私たちも、そうした日本全体のメリットを考えて参加しています」。

こうして志を共にする JC 会員が運営する日本青年会議所は、役員の任期を 1 月~ 12 月までの 1 年と定め、毎年体制を刷新しながら理想に向かって前進しています。1 年ごとに体制を刷新する背景には、常に新しいアイデアと意見を取り入れて、クリエイティブな活動を保ち続けるためであると言います。
しかし、新しい血が循環し続けるメリットの一方で、単年制度ゆえの “課題” も存在していると飯島 氏は話します。

「日本青年会議所が公平公正な組織であり続けるために、単年制度は重要な意味を持っています。ただ、その一方で『1 年の間に成果を出さなければならない』という制約も生じるため、いかにスピード感を持って運営していくかが課題となります。毎年、真っ白な状態で体制がスタートしますが、すべての施策に 1 から取り組んでいては何も進みません。当然、前年の成果であるドキュメントの引き継ぎなどを行うのですが、日本青年会議所で共通して使用する情報共有環境が存在しないため、毎年非効率な作業も現出していました」。

日本青年会議所全体はもとより、日本青年会議所を構成する 29 の委員会や会議体においても統一された情報共有環境を保有していないため、日常のコミュニケーションから、ドキュメントの作成、共有などの作業には、JC 会員各自が使い慣れたツールが個別に利用されてきました。そのためにドキュメントのファイル形式が人によって異なるなどの弊害が存在し、スムーズな情報共有の妨げになっていました。こうした状況を改善するために、時として委員会や会議体ごとに、無償のグループウェアなどを導入し、運用されることもありましたが「なかなか定着しなかった」と飯島 氏は振り返ります。

「会議体のメンバーが上京し、一堂に会すことができる機会は、月に 1 回程度しかありません。責務を全うし、成果を出すためには、それだけでは時間が足りませんので、それぞれ地元にいる時はメールのほか、Skype など各人が使い慣れているツールを使って、コミュニケーションしてきました。私自身、国際アカデミーに携わった時、海外での活動に参加した際などは Skype を重用しましたし、無償のグループウェアをチームで利用したケースもあります。しかし、日頃使い慣れないツールを導入すると、慣れるまでに時間がかかってしまいます。そのため毎年期初は、それぞれのツールに慣れている人の発言ばかりが目立ってしまうなど、コミュニケーションに苦労することがありました」。

こうした状況を改善し、2012 年度の任期中の目標達成をスムーズにするために最適な情報共有環境を求めていた飯島 氏の目に留まったのが、マイクロソフトのクラウド サービスである Microsoft Office 365 でした。
Office 365 は、PC の性能に依存することなく、インターネットを介してドキュメントやスケジュールの共有、そして Web 会議などを行うことができます。対応する OS も Windows XP SP4 や Mac OS X 10.5 以降など幅広く、ブラウザ ソフトも Internet Explorer 8 以降や最新バージョンの Firefox など複数製品に対応。全国各地から、それぞれが日常使用している PC を携えて会議体に参加してくる JC 会員に統一した情報共有環境を提供する上で、この汎用性などが高く評価されたのです。

<Office 365 導入効果>
遠隔地を結ぶ Web 会議やドキュメントとスケジュールの円滑な共有を実現し、スピード感のある会議体運営に貢献

日本青年会議所 2012 年度 財務運営会議では、議長である飯島 氏のリードにより、Office 365 の SharePoint Online と Lync Online を統一の情報共有として活用してきました。

SharePoint Online には任期から逆算した 1 年間の主要なスケジュールを期初に書き込み、ブラウザ経由でいつ、どこからでも確認できるようにすることで遅滞の許されない議会運営をスムーズにする助けとしました。
さらに、ドキュメントの共有も SharePoint Online で実施。従来は各人の PC にローカルで保存されていたため、ドキュメントのバージョン管理などが困難となっていましたが、ブラウザ経由でアクセスできるフォルダを保存場所とすることで、誰かが修正を加えた最新のドキュメントを、間違いなく共有できるようになりました。

そして、相手のプレゼンス (在席情報) を確認しながら、Web 会議やインスタント メッセージを利用できる Lync Online を、Skype に変わるコミュニケーション ツールとして活用。筑波と京都など、それぞれの地元にいながらも、1 つのドキュメントを画面上で共有しながら対話するなど、きめ細かいコミュニケーションの実現に役立てられてきました。

飯島 氏は「こうして、情報共有環境そのものを統一して活用することは、日本青年会議所の長い取り組みの中でも、革新的な取り組みだった」と前置きしながら、Office 365 について次のように評価しています。

「SharePoint Online を活用してドキュメント共有を行うことで、最新のドキュメントを間違いなく利用できるようになったほか、ドキュメントやスケジュールの更新頻度もはっきりと分かるようになり、チームの稼働状況が明確になりました。また、Lync Online を使った Web 会議は、複数のメンバーを招待して実施できる上に、メンバーの入退室状況も把握できます。これまで、Skype を活用することが多かったのですが、それ以上の利便性を感じています。しかも、メンバーの PC がバラバラのスペックであるにも関わらず、こうした環境を統一して利用できるということに非常に大きな可能性を感じています」。

日本青年会議所を支える会議体の運営において、特に重要となる “スピード感” を実現する上で、もう 1 つ役に立ったのが、Office 365 に含まれる Office Web App を活用することで、ドキュメントのファイル形式を最新の Microsoft Office に統一できることであったと、飯島 氏は続けます。
「ドキュメントのファイル形式が異なっていると、確認や修正指示に余計な時間がかかってしまうのですが、Office 365 のおかげでそうしたストレスからは解放されました。どんな PC からでも、最新の Microsoft Office のファイルが開けますので、ドキュメントを確認して修正指示を出すという作業が、非常にスムーズになりました。ファイル形式を気にすることなく共有できるのは大きなメリットです」。

しかし、その飯島 氏も当初は「Office 365 がどんなサービスなのか、最初はまったく分からなかった」と笑って振り返ります。
「実は最初、Microsoft Office の最新版のパッケージだと勘違いしてしまいました (笑)。しかし、説明を聞いてメール システムやドキュメント共有の仕組み、インスタント メッセージや Web 会議を行える情報共有環境をインターネット経由で活用できるクラウド サービスだと分かると、すぐに興味がわきました。Office 365 は、本当に画期的なサービスだと思います。今まで、無償のグループウェアなど、さまざまなツールが利用されながらも議会の中で定着しなかったのは、使い方を覚えるのが大変だったからです。最初は頑張って使ってみようと思うのですが、普段の仕事で使わないツールを覚えるのは、大変な負担になってしまいますから。しかし、Microsoft Office を仕事で使っていない人はほとんどいません。SharePoint Online や Lync Online は、その Office 製品と近い操作性であるため直観的に使用できます。これは大きな違いです」。

同じく 2012 年度 財務運営会議にて Office 365 を活用してきた久保田 泰隆 氏は、「使えば使うほど便利なサービスだった」と評しています。
「私自身、Microsoft Office は自分なりに使用していましたので、SharePoint Online の操作なども、画面を見れば何となく分かりました。もっとも、青年会議所全体で見れば、PC に対する慣れ、不慣れがありますので全員が不自由なく活用するためには、活用方法の周知徹底などに工夫が必要になるでしょうが、それだけのメリットはあると思います」。

日本青年会議所 組織概要

日本青年会議所 組織概要

<今後の展望>
約 4 万人の JC 会員へアピールするために、さらなるバージョンアップにも期待

日本青年会議所 2012 年度 財務運営会議

日本青年会議所 2012 年度 財務運営会議

Office 365 導入に関して飯島 氏は、「効果は大きかったが、それでもまだ Office 365 の機能をほんの一部使っていたに過ぎない」と念を押します。

「Office 365 を活用して実感しているのは、情報共有のためのサービスとして “これ以上のものはないだろう” ということです。やろうと思えば何でもできますから。後は、どこまで使いこなすかという話になると思います。メールや掲示板、カレンダー管理など、単体でサービス提供しているサービスはいくつもありますが、Office 365 には何でも揃っていて、しかもそれぞれの機能や操作性で上回っているという印象です」。

飯島 氏はまた、Microsoft Office との親和性が高く、操作に馴染みやすいことなど、今後の継続活用を検討するに値する条件も揃っていると続けます。
「正直に言って、約 4 万人いる JC 会員の中で、Microsoft Office を使ったことのない人は、1 人もいないと思います。そういう面から見ても、今後青年会議所でツールを標準化するとなった場合、有力な候補になると思います。後は、インターフェイスの見た目をグラフィカルにして、敷居を下げてもらえるとうれしいですね。その意味では Windows 8 のインターフェイスは、パッと見て分かりやすそうですよね。同じように印象が変わると、Office 365 ももっと使いやすくなると思います。今後のバージョンアップに期待しています」。

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