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日本ワークフロー開発株式会社

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Microsoft Office 365 ProPlus でモバイル ワーク スタイルを加速、Office の自動バージョンアップで IT 管理者の負担も軽減

日本ワークフロー開発株式会社

日本ワークフロー開発株式会社

ワークフロー システムに特化し、導入支援や各種アドオン開発、コンサルティングなどを手掛けている日本ワークフロー開発株式会社。ここではいち早く、Office 365 ProPlus の導入が行われています。その最大の目的は、社外で活動する社員の支援強化。社外からのドキュメント アクセスや Microsoft Lync Online を活用したコミュニケーションによって、モバイル ワーク スタイルをこれまで以上に軽快にすることが目指されたのです。また 最新の Microsoft Office を、1 ユーザーあたり最大 5 台までダウンロードできるライセンス体系も高く評価されており、Office の最新機能も営業活動などで積極的に活用されています。さらに、Office の導入がスムーズで、バージョンアップも自動的に行われるため、IT 管理者の運用負担が軽減することも大きなメリットです。クラウド サービス活用のメリットを最大限に引き出すうえで、Office 365 ProPlus の選択は自然な流れだと考えられています。

<導入の背景とねらい>
目標はモバイル ワーク スタイルの円滑化
複数 PC のソフトウェア管理も重要なテーマに

出雲崎 愛 氏

日本ワークフロー開発
株式会社
代表取締役
出雲崎 愛 氏

高野 祐一 氏

富士ソフト株式会社
ソリューション事業本部
MS部
MSソリューション&
クラウドグループ
課長
高野 祐一 氏

自社のオフィスよりも、社外で仕事をする方が多いというビジネス パーソンが、最近では増えています。お客様先を飛び回り、移動中に資料作成などの作業をこなし、オフィスに戻るのは社内事務を行うときだけ、という人も少なくありません。特に少数精鋭体制でビジネスを展開しているチームでは、このような傾向が強くなるようです。限られた人数で成果を生み出すには、各自が時間を最大限有効に使う必要があるからです。

このようなワーク スタイルを円滑に進めるため、Office 365 ProPlus を活用しているのが、日本ワークフロー開発株式会社 (以下、日本ワークフロー開発) です。同社はワーク フロー システムに特化した IT 企業。株式会社エヌ・ティ・ティ・データの「OpenCube WorkFlow」の導入支援や、各種アドオン開発、コンサルティングなどを手掛けています。

「私どもの会社は人数が少なく、ほとんどのメンバーは日常的に社外で活動しています」と説明するのは、日本ワークフロー開発株式会社 代表取締役 出雲崎 愛 氏です。出雲崎 氏自身も営業活動やお客様先での製品デモなどを行うため、社外で仕事をすることが多いのだと言います。「地方都市に出かけることも頻繁にあり、新幹線の中で資料作成や文書のチェックを行うことも少なくありません。そのため常に鞄の中にはモバイル PC が入っています」。

このようなワーク スタイルで仕事を進めるには、社内だけに情報が蓄積される IT システムでは対応しきれないと出雲崎 氏は語ります。「社外から社内資料にアクセスするには、社内のメンバーにメール添付で送付してもらう必要があり、余計な手間がかかってしまうからです。また他のメンバーの進捗をタイムリーに把握することも困難です。社内外を問わずに必要な情報にアクセスできる環境が必要なのです」。

その一方で「仕事をする場所が多様化するに従い、1 人の社員が使用する PC の数も増える傾向にあります」とも指摘します。出雲崎 氏のケースでは、合計 4 台の PC を日常的に使っています。日本ワークフロー開発は千葉県市川市の本社のほか、東京都千代田区に東京オフィスがあり、それぞれにデスクトップ PC が設置されています。これに加え、モバイル ワークのための PC と、お客様先でデモを行うために使用するサーバー機能を備えた PC を、常に持ち歩いているのです。「使用する PC の数が増えると、使用するソフトウェアのインストールやバージョン管理が煩雑になります。全ての PC で同一バージョンのソフトウェアを使用していないと、いざというときにトラブルが発生する危険性もあります」。このような問題をできるだけスマートに解決するにはどうすべきなのか。この問いに対する出雲崎 氏の答えが、Office 365 ProPlus の活用だったのです。

<導入の経緯>
最新機能を早く使うために移行を決意
Office 用アプリによる機能拡張も実施

日本ワークフロー開発がマイクロソフトのインターネット サービスを導入したのは、実は今回が初めてではありません。2008 年に正式運用が開始された Microsoft Office Live Small Business からの、長期にわたるユーザーです。2011 年には Office 365 へと移行し、Microsoft SharePoint Online と Microsoft Exchange Online の活用を開始。ここから 2013 年 6 月に、Office 365 ProPlus へと移行したのです。

「Office 365 ProPlus の最大の魅力は、最新バージョンの Office を、1 ユーザーあたり最大 5 デバイスまで導入できることです」と出雲崎 氏。また導入がスムーズで、今後のバージョンアップも自動化されるため IT 管理者がパッチ管理などを行う必要がないことも、大きなメリットだと指摘します。「バージョンアップ自動化は、管理コスト削減、セキュリティ強化につながります。また、これまでもクラウド サービスを活用しており、常に細かい機能改善がなされていくことのメリットを、既に体感していました。クライアント側の Office もクラウド化し、常にバージョンアップする環境に移行するという方向性は、自然な流れだと思いました」。

また Lync Online が使用できることも、魅力の 1 つだと語ります。他のメンバーと円滑なコミュニケーションを行うには、必要な情報を共有したうえで、相手の顔を見ながら話をするのが最も効率的です。Lync Online なら社外で活動していても、このようなコミュニケーションが可能になります。

さらに、Office 365 ProPlus で提供される、最新版の Office 製品の機能にも注目していたと言います。「お客様のところでプレゼンテーションや製品デモを行うために、日常的に Microsoft PowerPoint や Microsoft Excel を使用しています。最新版 Office は、操作性が進化しており、プレゼンテーションやデモをスムーズに行ううえで、役に立つものが多いと感じました。タッチ操作に対応したことで、タッチ対応 PC 上でもスムーズにプレゼンテーションができるのもいいですね」。

日本マイクロソフトが 2013 年 2 月末に Office 365 ProPlus の提供開始を発表すると、すぐにこれらのメリットに着目、導入検討が開始されました。移行に向けた検討やプロセス策定では、富士ソフト株式会社 (以下、富士ソフト) がコンサルタントとして参画。Office 365 ProPlus でどのような業務改善が可能になるのか、どのような段取りで移行するのが安全で負担が少ないのかが提示されました。

「これからのお客様の環境は、クラウド サービスへのシフトを加速していくはずです」と言うのは、富士ソフト株式会社 高野 祐一 氏。「常に進化するクラウド サービスを効果的にご活用いただくには、クライアント環境も常に最新状態にしておく必要があります。そのためいち早く、Office クライアント環境もクラウド化する方法をご提案いたしました。Office 365 ProPlus ではお客様が今後のバージョンアップやパッチ適用の管理稼働を大きく削減できる点も大きな魅力です。管理コスト削減という観点でも Office 365 ProPlus をご利用いただくことをお勧めしました」と説明します。

今回の移行でもう 1 つ注目すべきなのが、「Office 用アプリ (Apps for Office)」を活用した開発も行われている点です。開発されたのはメールの拡張機能であり、Microsoft Outlook でのメール表示に「名刺情報表示アプリ」というリンクを追加、ここをクリックすると差出人の名刺情報が表示される、というものです。名刺情報は SharePoint Online 上に蓄積されており、名刺の住所フィールドをクリックすると、マイクロソフトの地図サービスである「Bing Maps」でその場所が表示されます。つまり、Outlook、Exchange Online、SharePoint Online、Bing Maps が、シームレスに連携しているのです。なおこの開発作業も富士ソフトが担当。「既存のクラウド サービスを活用して短期間で開発できました。また、クラウド上からサービスを提供するので、従来の Office アプリケーションに組み込むタイプのアドインと異なり、Office アプリケーションと切り離して管理ができます。Office アプリケーションがクラウド化する中で業務アプリのクラウド化はますますご要望が増えてくると感じています」と高野 氏は振り返ります。

<導入効果>
社外での業務活動がさらに軽快に
PowerPoint や Excel の利便性も向上

それでは Office 365 ProPlus への移行は、どのような効果をもたらしているのでしょうか。

「まずドキュメントの社外利用が以前よりも簡単になりました」と出雲崎 氏。文書ファイルが OneDrive for Business (旧 SkyDrive Pro) に保存されるため、どこからでも簡単にアクセスできるからです。社内の資料をメールで送ってもらうといった対応は不要になり、他のメンバーの手を煩わせることもなくなりました。また社内 PC とモバイル PC の Office のバージョンも自動的に一元化されるため、バージョンの差異に伴う問題も発生しません。また Windows Phone にも Office が組み込まれているため、スマートフォンによるドキュメントの閲覧および編集も可能です。出雲崎 氏も、移動中に立ったままドキュメントにアクセスする時には Windows Phone、座って作業する時にはノート PC と、使い分けているのだと言います。

他のメンバーへの仕事依頼も、スムーズに行えるようになっています。どこにいても Lync Online によって、フェイス トゥ フェイスで対話ができるからです。また Lync 会議でホワイト ボードを使用すれば、共同作業も進めやすいと出雲崎 氏は指摘します。「社外から社内のメンバーに Lync で資料作成を依頼し、その成果物を新幹線の中でチェックして、出張先の出力センターで印刷してお客様のところに持参したこともあります。お客様の住所や電話番号も、Office 用アプリで開発された拡張機能によって、Outlook からすぐに確認できます。時間をまったく無駄にせずにビジネスを進められるようになりました」。

Office の新機能も積極的に活用されています。その 1 つとして挙げられたのが、PowerPoint の「発表者ビュー」です。これは外部スクリーンを使ってプレゼンテーションを行う時に、PC の画面にはノートや次のスライド、タイマーなど、外部スクリーンとは異なる情報を表示させる機能です。発表者にとって有益な情報が常に手元に表示されることで、これまで以上にスムーズなプレゼンテーションが可能になります。

また Excel では「おすすめグラフ」が便利だと指摘します。これはワークシート上のデータ範囲を選択すると、自動的に複数の「おすすめグラフ」が表示され、この中から選択することでグラフが作成されるという機能です。「私どもはワークフロー製品のアドインとして立替経費精算や苦情処理などのソリューションを提供していますが、そのクライアントには Excel を使用するケースがあります」と出雲崎 氏。そのデモでどのようなグラフが作成できるのかを示す時に、おすすめグラフなら簡単に、複数のグラフを切り替えて見せられると説明します。

Office のタッチ操作も日常的に活用されています。出雲崎 氏はモバイル PC として、タブレットにもなるコンバーチブル PC を使用していますが、少人数を相手にプレゼンテーションを行う場合にはタブレット モードにし、画面をタッチしながら説明していると言います。これによってより直感的な操作が可能になり、マウス クリックの音も発生しないため、プレゼンテーションに集中してもらいやすいのだと語ります。

「Office 365 ProPlus によってコミュニケーションが円滑になり、Office の利便性も高まりました。これまで以上に軽快なモバイル型ワーク スタイルが可能になっています」 (出雲崎 氏) 。

Office 365 ProPlus 導入計画支援

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<今後の展望>
IT管理者の負担も大幅に削減
今後はテレメトリ ダッシュボードも活用

これらに加え、IT 管理の負担が軽減したことも、大きなメリットだと言います。Office の導入がこれまで以上にスムーズになり、バージョンアップも自動的に行われるからです。Office の最新バージョンに標準搭載された Office テレメトリ ダッシュボードも、今後は積極的に活用していく計画です。Office 365 ProPlus では常に Office がバージョンアップされていきますが、Excel などのアドインが問題なく動作しているかどうかを、Office テレメトリ ダッシュボードを使うことで簡単に確認できるからです。これなら常にバージョンアップし続ける環境でも、安心していられると出雲崎 氏は説明します。

「今後はクラウド サービスの利用がこれまで以上に進んでいくはずですが、常に進化するクラウド サービスを効果的に活用するには、クライアント環境も常に最新にしておく必要があります。Office 365 ProPlus ならこれを自動的に行うことができ、管理面での負荷も軽減できます。またアドインの互換性を確認するためのツールも用意されています。長期的な流れを見据えた正しい選択だと考えています」 (出雲崎 氏) 。

このように Office 365 ProPlus は、ワーク スタイルやアプリケーション管理に、大きな変革をもたらしつつあります。このような効果は他の企業にとっても、重要な意味を持つはずです。

Apps for Office を活用して冨士ソフトが開発した名刺情報表示アプリ

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