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株式会社アクトコール「SmartHRは直感的に使えるデザインで、マニュアルいらず。導入後、入社手続きにかかる時間が1/3に」 - Smart

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12月 22

株式会社アクトコール「SmartHRは直感的に使えるデザインで、マニュアルいらず。導入後、入社手続きにかかる時間が1/3に」

  • 2017-12-22
  • 導入事例・インタビュー
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業種:IT・インターネット 所在地:東京都新宿区 従業員数:グループ400名以上(2017年12月時点)

TOPICS
  • 第一印象「直感的に使えてマニュアルいらず」
  • 入社手続きにかかる工数が3分の1に
  • 導入後、従業員の安心にも繋がった
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株式会社アクトコールは、「暮らしを豊かにする」をコンセプトとして、住生活関連総合アウトソーシング事業や不動産総合ソリューション事業など、様々なサービスを展開しています。

グループ会社を含めるとそのサービスは更に多岐にわたり、飲食店舗の企画運営や、音楽サービスの展開、世界的な不動産フランチャイズ本部の運営など、国内外を問わず事業を拡大しています。

2012年7月に東証マザーズ上場後、急成長を遂げた同社グループには、2017年12月現在5社の子会社があり、従業員数はグループ全体で400名を超えています。

グループの拡大とともに採用のペースも早まった一方、多岐にわたる事業展開をしているだけに職種も多く、勤務形態や勤務時間も多様化。書類での入退社手続きのやり取りが滞るなど、成長とともに人事労務面の課題が生まれたようです。

今回は、どのような経緯でSmartHRを導入し、また導入前後でどのような変化があったのかについて、労務チームの伊集院さんと、チームリーダーの村上さんにお話をお伺いしました。

労務チームの伊集院さん(左)と村上さん(右)

書類回収だけで多くの時間を費やし、労務手続きが追いつかなくなった

― 今現在の労務チームの体制を教えてください

伊集院さん:メンバーは全部で4名です。村上がチームリーダーとして全体管理をしておりまして、私が主に入社手続きや社会保険などを担当、あとの2名が給与計算や勤怠管理などを担っているチーム構成です。そのほか社労士さんに、社会保険手続き等を委託しています。

― SmartHR導入前は、どのような課題がありましたか?

村上さん:紙での入社手続きが煩雑で時間がかかり、ミスも発生していたことですね。

導入前は入社手続きを全部紙でやっていて、例えば1日で3回も手続きをしていると、「何で同じことを何回も何回も人力で繰り返しているんだろう」と感じることもありました……(笑)

― 月間何名ほど入社されるのでしょうか?

伊集院さん:多い月だと10名以上です。

― この人数を一気に対応するのは大変そうですね。

伊集院さん:はい、入社手続きが全然進まないんです。具体的には、提出された書類に不備があったり、深夜勤務の方への受け渡しに時間がかかったりするなど、書類回収だけで大幅に時間をとられていました。だんだんと組織の成長に労務が追いつかなくなっていたんです。

SmartHRは思い描いていた理想の人事労務ソフトだった

― それらの課題を解決するためSmartHRの導入を検討いただけたということでしょうか?

村上さん:はい、入社手続きをもっと効率化できないかなと思って情報収集していたところSmartHRが目にとまりました。

今まで、1つ1つ説明してから記載してもらっていた入社手続きの書類も、SmartHRであれば各従業員のスマホやパソコンから入力してもらえますし、何をどこに書けばよいのかも明確です。もちろん、紙からデータに転記するような労力も必要なければ、本人が入力するためミスも防ぐことができます。勤務時間がバラバラでも一斉に通知できますし、受け渡しの課題もなくなります。

これらの課題をそっくりそのまま解決できるということで、「まさにコレを求めていた!」と直感し、決め手になりました。

第一印象は、直感的に使えるスタイリッシュなデザイン

― SmartHRのサービスの第一印象はいかがでしたか?

伊集院さん:「デザインがスタイリッシュ」という印象をいだきました。他社ツールでは、カタい印象のデザインが多い一方で、SmartHRのデザインは見やすく、使いやすいですよね。SmartHRに登録後、自身の社員情報の登録から始めたのですが、スムーズに実施できたため、これなら新しく入社してくる方も難なく利用できるという印象を持ちました。

村上さん:どこに何があるか、すぐパッと見で分かり、マニュアルいらずで直感的に操作できるのは嬉しいですね。

― SmartHRとしても、極力マニュアルはなくそうと思っています。

伊集院さん:マニュアル無しでも十分使いこなせますし、万が一わからない場所があったとしてもチャットサポートで質問すればすぐにお答えいただけるので、サポートのスピード感も含め「使いこなせるツール」であるというのもひとつの決め手ですね。

入社手続きにかかる工数が3分の1に

― 導入後期待していた効果は得られましたでしょうか?

伊集院さん:はい、入社手続きに必要な情報の収集が圧倒的に楽になりました。

― 具体的にどの程度ラクになりましたか?

伊集院さん:入社情報収集がタスクとしてかなり重かったのですが、紙で行っていた頃と比較し、3分の1程度に工数削減することができました。

村上さん:労務の中でも、入社手続きに係る作業の優先度はやはり高いので、そこにリソースを割かざるを得ず、後回しになっていたタスクもあったのですが、SmartHR導入後は、これまで後回しになっていたタスクも、こまめに実行できるようになり、全体のスピード感が高まりましたね。

伊集院さん:そのほか今までだったら、どうしてもやり取りの中で書類受取待ちの時間などが多かったのですが、それが解消されたことで、迅速に入社手続きを進行できるようになりました。

SmartHRの導入が従業員の安心にも繋がった

― SmartHRについて従業員さんの方から感想などはありましたか?

村上さん:ある従業員から聞いた話だと、以前勤めた会社で入社前に一切連絡が来ない会社があり、「本当に内定もらってるのかな……?」と不安になったそうなんです。一方SmartHRを導入している弊社では、入社前の段階から招待メールが届いたり、社員情報を入力したりなどのコミュニケーションが事前に発生するので、「着実に入社準備が進んでいることがわかり安心感があった」と感想をもらっています。

― 確かに、直前まで連絡ないと結構不安になると思います。

村上さん:これは会社側としても、入社が決まってる人には内定辞退されることなく確実に来て欲しいと、弊社に限らず考えているはずです。内定後に連絡のない空白期間が続くとお互い不安になることもありますが、「今着実に入社準備が進んでいる」ということが視覚的にわかるので、そういった安心感は確かにあると思います。

早い人だと、入社1ヶ月前に送ることもあります。基本的には内定承諾をもらった時点で招待メールを送付しています。

オススメポイントは、いろんな意味で「速い」こと

― 最後にSmartHRのココがオススメというポイントがあれば、是非おねがいします!

伊集院さん:いろんな意味で「速い」ことですね。待つことなく「攻め」の労務ができるようになり業務スピードが格段に速くなりましたし、チャットサポートのスピードも迅速で非常に助かっています。

―いろんな意味を込めた「速い」、 まるで「今年の漢字」みたいで素敵です。村上さん、伊集院さん、本日はありがとうございました!

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