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i6 コンサルティング グループ株式会社

 様に導入

急成長する人事コンサルティングのベンチャー企業が IT 管理者不要で安価に使え、
かつ信頼のおける情報基盤として Office 365 を選択。

東京の赤坂に事務所を構える i6 コンサルティング グループは、人事部の業務についてコンサルティングを行ったりアウトソースを請け負う会社です。HR マネジメント コンサルティング、給与計算・社会保険業務アウトソーシング、エグゼクティブ サーチ、採用業務アウトソーシングを手掛けます。そのネットワークは日本国内に限らず、シンガポール、中国、韓国、香港、台湾、タイ、マレーシア、ベトナムなどのプロフェッショナル ファームやヨーロッパ・北米の大手人材紹介会社とも連携してクライアントの業務をサポートすることが可能です。業務が拡大したことで、従来メールベースで行っていた情報共有業務を見直し、外出先や常駐先からでも情報共有、スケジュール共有がグループで可能な Office 365 を導入することで、チームごとに滞りなく適切な範囲で、安全かつ信頼性のおける業務を行うことができます。また、これだけの基盤を安価、かつ専任の IT スタッフ不要で運用することが可能です。

代表取締役
佐藤 竜司 氏

Talent-spot 事業部
コンサルティング
ディレクター
竹本 政弘 氏

<導入の背景とねらい>
社員の急拡大で既存の情報インフラが限界を迎えていた

i6 コンサルティング グループ株式会社 (以下、i6 コンサルティング) では、2012 年 3 月の海外の人事コンサルティング ファームとの提携以降、社員数が急増したことで、オフィスも現在の場所に移転するなど、インフラの見直しを迫られていました。情報基盤についても、当初はホスティング サービスを使ったメールと携帯電話を使った方法をとっていましたが、いままで数人での情報共有しか想定していませんでした。代表取締役の佐藤 竜司 氏は当時をこう振り返ります。「当時はスケジュールの共有がまったくできていませんでした。1 つのスケジュールの調整にもメールや電話でのやり取りを何回もする必要があるなど、非常に手間がかかっていました。ドキュメント共有もメールへの添付ファイルで行っていたので、後から探せないことがありました」。

Talent-spot 事業部コンサルティング ディレクターの竹本 政弘 氏は次のように続けます。「前に利用していたホスティング サービスは、Web メールとして使うときに遅くてうまくいかないことがあった。さらに、お客様に出したメールが届かない、またはお客様から帰ってこないなど、メール配信の信頼性に問題がありました。また、大きな添付ファイルが届かないという問題もありました」。

<導入の経緯>
中小企業にも手が届くくらい、とても安価で管理コスト不要な、安心できる Office 365 を選択

このような状況を打開するために、i6 コンサルティングではクラウド サービスの導入を検討することになりました。サービスの選定をする際には、なるべく有名でかつ運用がしっかりしていて安心できるものを検討するようにしたといいます。「固い仕事なだけに、どこのサーバーで使っているかというのを気にされるお客様もいます。マイクロソフトといえばだれでも知っているので信頼性が高いのです」と佐藤 氏は言います。「ベンチャー企業の中には、とてもいいシステムを作っているところもありますが、途中で製品や会社がなくなってしまうという不安があります。マイクロソフトであれば、それもないという安心感があります」。

また、竹本 氏はコストの面でもマイクロソフトを選択することは有利なのだといいます。「中小企業でも、システムの構築に数百万円もかけているところもあります。しかし、お金をかけているだけの効果が出ているシステムは少なく、たとえ入れた当初は最先端でも、オンプレミスだと 5 年くらいで陳腐化してしまいます。マイクロソフトのクラウド サービスだと、月額 1 人あたり 490 円という価格で高度な機能が付いた情報インフラが手に入ります。ベンチャー仲間では Salesforce.com などほかのシステムを検討するところもありましたが、Office 365 の 5 ~10 倍もの月額料金がかかるのです。これなら Office 365 を使わない手はありません」。

以上のことを踏まえ、最終的に i6 コンサルティングでは中小企業向けの Office 365 プラン P1 の導入を進めることになりました。

<導入効果>
大企業でないと使えなかった環境が、中小企業でも利用できるようになり、クライアントからの信頼も獲得

Microsoft Office 365 を導入したことで、いろいろな課題が解決されたと言います。まず、スケジュールの共有ができるようになったのがとても便利、と佐藤 氏は説明します。「事業拡大の時はものすごく忙しい日々でした。しかしお客様のところに行くのに日程の調整をする必要がありましたが、外出先からでもスマートフォンで調整が可能となり、とても重宝しました」。竹本 氏も「社長のスケジュールがびっしりつまっていて、すきまを狙って調整しなければなりませんでした。チームがいくつかある中で、社長の取り合いになるときに、空いている時間がすぐにわかるのはとても便利です。予定表は詳細情報も含めてすべて全員に公開しているので、コミュニケーション コストがだいぶ減りました」と続けます。また、会議スペースを何か所か設けているところの予約ができるようになったのも大きいといいます。

「スマートフォンでも見られるし、PC はもちろんのこと、Web からも見られるので、自分のメールやスケジュールをどこからでもチェックできるのが素晴らしいです。Exchange の仕組みで PC とスマートフォンの情報が同期されて利用できるところが、みんな感動するところです。従来は BlackBerry 等を自社で立てて使っていたと思いますが、これには専任の IT 担当者が必要でした。Office 365 なら、中小企業でも使えますし、メンテナンスが必要ありません」と佐藤 氏は話します。

「社員の多くは大手グローバル企業の出身者で、Outlook は昔使っていて便利だったのを知っていたので、Office 365 でまた昔の便利さを取り戻すことができました。しかも IT 管理が不要なので投資対効果 (ROI) が高いです。不便だったことが Office 365 で一気に解決、しかもあの金額で使えます。これはみんな実感しています。大手でやっていたことをそのまま中小企業でも手間をかけずに実現できるというのが大きいです」。

リモート ワークの必要性はチームによって様々だと言いますが、「Talent-Spot 事業部は、外でオンサイトをしていることが多く、お客様先では PC が持ち込めないため、Web から Office 365 にアクセスして情報共有をしている」と竹本 氏は説明します。「USB メモリーの利用も禁止している場合もあり、とにかくいろいろな規制があります。ですので、Office 365 はすごい助かっています」。佐藤 氏も「海外出張時にも便利です。メールを持ってくるのを忘れた、と思っても外出先からもすぐに取り出せます」と自身の経験を語ります。

人材情報なども、かつては個人でレジュメを持っていたのを、Office 365 導入後は SharePoint できっちり管理できるようになり、「パイプラインが可視化され共有されるようになり、個人情報の保管についても信頼性が向上した」と言います。SharePoint では、簡単なリストを使ってパイプライン管理を行うことで、案件の進め方についてのプロセスを共有、共通化し、メールだけだと紛失してしまうこともあった情報もしっかり管理しているといいます。文書の共有についても「部門ごとにサイトを作成して権限を制限していて、たとえば、給与計算はほかの部門が見られないようにしておくことで、重要な情報は必要な人だけが安全にみられるようにする仕組みを整えることができた」と竹本 氏は言います。これにより、クライアントからの信頼感もさらに増したと言います。

また、人が急に増えても IT 環境がそのまま利用できるのもメリットだと言います。「IT の管理に人を雇うと月給で最低 30 万円、年間で 400 万円くらいは毎年かかってしまいます。これが自分たちで管理できてしまうのです。サーバーを持っていると何かあったら結局自分たちで対応しないといけなくなってしまいます」と佐藤 氏は話します。

<今後の展望>
プライバシー マークも取得して、さらに情報基盤を強化

i6 コンサルティングでは、今後も Office 365 の様々な機能を活用していくことを考えていると言います。「Lync で将来的にスマートフォンやタブレットから音声通話と資料共有ができるようになれば、Lync も積極的に活用していきたい」と竹本 氏は言います。また、HR アウトソーシング ソリューション シニア アドバイザー石元 雄人 氏も「今後は Office 365 をベースにしたシステムでプライバシー マークを取得していくことで、さらに企業としての信頼性をあげていきます」と説明します。大企業でしか利用できなかった高度な機能を備えた情報基盤を、中小企業でも利用できる安価なシステムとして利用できるようになることで、IT 管理にリソースをかけることが難しいベンチャー企業でも、大企業並みの IT 基盤を実装して競争力を高めていける可能性を秘めているのです。

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