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北海道大学

 様に導入

包括契約により教職員分のコストのみで
学生約 20,000 名の Office 365 ProPlus 環境も提供、ライセンス管理不要でコンプライアンスも強化

北海道大学は、1876 年に設立された札幌農学校を起源とする大学です。同大学では設立 150 年に向けて改革戦略「北海道大学近未来戦略 150」を策定しており、BYOD の導入といった ICT 活用も、この戦略を支える重要な柱となっています。そこで同大学は、教職員/学生の情報基盤整備の一環として、Office 365 Education を導入。同時に、全教職員分のコストのみで、学生約 20,000 名の Office 365 ProPlus を無償利用できる包括契約を結び、学内の Office 環境を一気に刷新する準備を整えました。

<導入の成果>
期待されるデジタル コンテンツの活用とライセンス管理の手間削減、コンプライアンス強化

教職員/学生の ICT 環境を強化するべく、北海道大学は無償で利用できる Office 365 Education を導入しました。同時に「EES」と呼ばれる教育機関向けの包括契約を結び、教職員分の Office 365 ProPlus ライセンスで、学生約 20,000 名も無償利用できる環境を整えました。教職員/学生への展開はこれからが本番ですが、展開後の効果について、北海道大学 情報環境推進本部情報推進課 課長補佐 根本 恒秀氏は次のように期待を語ります。

「デジタル コンテンツの活用が進むことを期待しています。教職員と学生の Office のバージョンが統一されれば、バージョンの違いを気にすることなく活用できると思います。また、学生の BYOD が進めば、自分の PC を持ち込んで授業を受けることが可能になり、自宅でも大学でも最新の Office を使って学習できるようになります」 (根本 氏)

もちろん、トータル コストの削減は、今回の包括契約の大きな成果です。教職員分のコストで、学生約 20,000 名分の Office 365 ProPlus を追加利用できるため、仮に学生分が有償であったと仮定すれば、約 1/4 のコストで教職員/学生全員の Office 環境を整備できたことになります。また、「情報システム部門としては、ライセンス管理が楽になったのも大きいメリットです」と北海道大学 情報環境推進本部情報推進課 係長 冨西 哲史氏は語ります。

「Office 365 に移行すれば、たとえば教職員が退職したり、他大学に移ったりした場合、その教職員の ID を削除するだけで自動的に Office 365 を利用できなくなります。ライセンス管理やコンプライアンス面でのメリットは大きいと思います」 (冨西 氏)

<導入背景とねらい>
教職員/学生の情報基盤を改革し、学生の BYOD を推進

北海道大学は、2026 年に設立 150 年を迎えます。そこで「世界の課題解決に貢献する北海道大学」を目指し、2026 年に至るまでの今後の具体的な改革戦略「北海道大学近未来戦略 150」を策定しています。ICT を活用した教育も、この戦略を支える重要な柱であり、BYOD (Bring Your Own Device: 私物端末の活用) の導入も ICT による改革の一環だと、根本氏は語ります。

「これまで、当大学の学生は PC 教室に設置してある PC で授業を受けていました。しかし、今後は学生所有の PC を利用し、PC 教室以外でも PC を活用できる環境、いわゆる BYOD 環境を整備することになりました。ただし、そこで問題になるのがソフトウェア、特に Office のバージョンです。教員と学生の Office のバージョンが異なると、授業が成立しない可能性があるからです」 (根本 氏)

また、教職員が利用する Office については、ライセンス管理も大きな課題となっていました。

「大学は個々の教員が研究費を持ち、自由に使えるしくみになっています。したがって、大学全体で何本のソフトウェアを購入しているのか、我々の方で細かく把握できないという問題がありました。また、教職員が退職したり、他大学に異動したりすると、Office のアンインストールをお願いしなければならないなど、コンプライアンスとライセンス管理の手間が問題になっていたのです」 (根本 氏)

そこで、こうした課題を一気に解決できるソリューションとして同大学が選択したのが、Office 365 Education と「EES」と呼ばれる教育機関向け包括契約でした。

<導入の経緯>
システム更改のタイミングで魅力的な提案、Office 365 EES の包括契約を結ぶ

日本マイクロソフトでは、大学などの教育機関向けに、無償で利用できる Office 365 Education E1 を提供しています。ただし、E1 ライセンスでは Microsoft Word や Microsoft Excel などの Office アプリケーションは利用できません。E3/E4 を契約すれば利用できますが、それだとコストがかさみます。そこで日本マイクロソフトでは「Student Advantage」の利用を推奨しています。

Student Advantage とは、無償の Office 365 Education の E1 ライセンスに加えて、教職員全員分の Office 365 ProPlus を包括契約すれば、学生は Office 365 ProPlus を無償で利用できるという特典です。この包括契約のことを、EES (Enrollment for Education Solutions) と呼び、北海道大学が選択したのも、この EES でした。

「実は、Office の包括契約については 9 年ほど前から検討はしていましたが、コストとソフトウェアの管理面で条件が合いませんでした。ところが、2014 年の夏、ちょうどシステム更改のタイミングで提案された新しい包括契約で一気に導入の機運が高まり、最終的に契約するに至ったのです。現在は全教職員、および学生約 20,000 名のライセンスを利用できますが、有償は教職員の分だけで、学生約 20,000 名分は Student Advantage の特典を利用しています」 (根本 氏)

<今後の展開>
Office 365 ProPlus の利用を促進し、他のクラウド サービスやセキュリティ サービスの活用も視野に

Office 365 の導入は始まったばかりですが、教職員の一部からは、すでにいくつかの要望が上がっているといいます。

「ほとんどの教職員は、自分の使っている Office のライセンスには関心がないと思いますが、Office 365 に詳しい一部の教職員からは、『OneDrive を使いたい』といったクラウド サービスへの要望が出ています。ただし、個人情報の扱いなど難しい問題もありますので、クラウド サービスの利用については、ポリシーを定めて慎重に進めたいと考えています」 (根本 氏)

また、セキュリティ関連のサービスについても、検討はこれからです。包括契約には Microsoft Enterprise Mobility Suite (EMS) というスイートも全教職員分が含まれており、たとえば学生の BYOD 推進に有効と思われるモバイル デバイス管理サービス Microsoft Intune、Office ファイルの暗号化ソリューション Azure Rights Management Service などが利用できます。今後のセキュリティ強化について、冨西 氏は次のように語ります。

「今後、BYOD に適したポリシーを策定していく過程で、どういうサービスを活用できるかを検討することになりますので、利用可能なセキュリティ サービスについては、ぜひ日本マイクロソフトさんに提案をお願いしたいと思います」 (冨西 氏)

今後、教職員/学生の大半が Office 365 に移行したとき、その真の導入効果が確認されることになるでしょう。そのときは、「OneDrive を活用したい」といったクラウド サービスへのニーズも、さらに高まっていると予想されます。北海道大学の情報基盤に不可欠なサービスとして、Office 365 の活躍は、まさにこれからが本番です。

写真:実際の授業の様子

実際の授業の様子

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