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税理士法人ほはば

 様に導入

お客様と歩幅を合わせて成長していくために、最新のテクノロジーも積極的に活用。中小企業のビジネス効率を高めることも可能なクラウド サービスとして Office 365 を選択し、さらなるステップアップへ

「お客様と同じ "ほはば" で歩む税理士でありたい」という理想の下に創業した、税理士法人ほはばでは、業務の効率化を図るために、社内業務の電子化促進を検討。高価なサーバーがわずかな期間で陳腐化してしまうという非効率な事態を避けるために、クラウド サービスの活用を決断します。そして Google Apps などのサービスを試用した結果、「使いやすいこと」、「長く利用できること」、そして「セキュリティに優れていること」など、さまざまな要件に適合するクラウド サービスとして選択したのが、マイクロソフトのビジネス向けクラウド サービス Microsoft Office 365 でした。

<導入の背景とねらい>
中小企業の多様なニーズに応える柔軟なインフラの構築を目指し、クラウド サービスを採用

税理士法人ほはば (以下、ほはば) は、「お客様と同じ "ほはば" で歩む税理士でありたい」という理想の下、2011 年 10 月に誕生。"お客様と共に歩む税理士法人" であると同時に、お客様の経営上の悩みにワンストップで応えるために構築した行政書士や社労士、不動産鑑定士などとのネットワーク "LLP TPJ グループ" の中核企業として幅広く活動しています。LLP TPJ は現在、「ハナシヲ機構」という "西日本最大級の士業 (さむらいぎょう) グループ" へと成長。4 月には福岡とのネットワークもつながり、本格的な稼働を迎えます。この成果は、「少しでも多く、中小企業のお客様の役に立てるように考え、行動してきた結果」であると、ほはばの代表を務める前田 興二 氏と木村 健太 氏は声を揃えます。「いわゆる士業の中で、経営者の方々ともっとも多くの接点を持っているのが私たち税理士です。財務会計のみならず、労務管理や不動産取得などさまざまなご相談をいただくこともあり、そうした際には『この方に相談されると良いと思います』と、個人的なネットワークを紹介するのが通例でした。しかし、お客様のビジネスにより深く貢献させていただくためには、そうした個人のネットワークをしっかりと再構築して、ワンストップのサービスとして提供するのが一番だと考え、ほはばを窓口として、ハナシヲ機構の整備まで取り組みを発展させてきました」(前田 氏)。

(向かって右) 税理士法人ほはば 代表税理士 前田 興二 氏
(左)     同 代表税理士 木村 健太 氏
(中央上)   同 事業経営支援部 岸川 美波 氏
(中央下)   同 阿部 幸菜 氏
(中央左)   レイシスソフトウエアーサービス株式会社
       営業部 クラウド推進担当 二星 智樹 氏

こうした熱意ある取り組みを続ける「ほはば」では、創業後、瞬く間に顧客数が増加。2 人の士気もさらに高まっていると言います。しかし創業間もなく、1 つの課題が生じました。それが、「業務を支えるサーバーの陳腐化」でした。ほはば 事業経営支援部 岸川 美波 氏は次のように説明します。
「私たちの業務には、膨大な量のドキュメントを保管するサーバーも欠かせません。そこで、ほはばの前身である前田興二税理士事務所が 2008 年に設立されたときに数百万円かけてサーバーを調達し、きむらけんた税理士事務所 (2010 年設立) と共同利用していました。しかし、2011 年にほはばをスタートしてすぐに、容量も足りなくなってしまったのです」。
通常、4 ~ 5 年で買い替えるサーバーに、3 年強で限界を感じてしまったほはばでは、1 つの決断を行います。それが、「クラウド サービスの活用」でした。木村 氏は次のように振り返ります。
「お客様が増えていく中、おかげさまで私たちも忙しくなりました。そこで、事務所内の電子化を推し進め、スタッフ間での情報共有を、従来よりもスムーズにしていくことが重要になりました。しかし、その一方で多額の費用をかけてサーバーを自前調達するデメリットも痛感したばかりです。『では、どうするべきか?』と考えている時に、ほかの税理士法人でクラウド サービスが使われているのを見ました。クラウドであれば、ハナシヲ機構やお客様との共用など、柔軟な利用も可能だと考え、取り入れてみることにしたのです」。
こうして 2012 年に、ほはばでは Google Apps を導入します。しかし、利用を開始して間もなく、「セキュリティに不安を感じた」という木村 氏は、瞬く間にサービスを切り替えることを決断。セキュリティに優れ、業務に必要な機能を不足なく揃えたクラウド サービスを求めた木村 氏は、IT パートナーであるレイシスソフトウエアーサービス株式会社の営業部 クラウド推進担当 二星 智樹 氏に相談します。そしてたどり着いた解答が、Microsoft Office 365 でした。

<導入効果>
Microsoft Office との連携、ドキュメント管理の容易さ、セキュリティの高さなどの条件をクリア

ほはばでは現在、契約書など紙の書類もすべてスキャンして電子化するなど、膨大な量のドキュメントを、Office 365 の SharePoint Online を活用して保管しています。これらのドキュメントを分類、整理するための体系づくりには、他の税理士法人の事例を参考にして構築。さらに、ユーザーごとの権限設定を詳細に行うことで、セキュアなドキュメント管理を実現し、2012 年の 5 月から活用を続けています。
この SharePoint Online を「業務上、社内で一番利用している」という岸川 氏は、「Google Apps よりも、かなり使いやすい」と評しています。
「一番のポイントは、Excel のファイルを SharePoint の画面から直接開くことができる点です。Google Apps を使っていた時は完全互換ではないため、表示崩れなどの問題がありました。そのため、Excel ファイルなどを開く際には、一旦 PC に保存するなどの手間がかかっていました。この手間がなくなったことで、非常に助かっています」。
そして、もう 1 点、Office 365 に変更したことで、大きなメリットを感じていることがあると、同 事業経営支援部 阿部 幸菜 氏は続けます。それが、「複数のユーザーによるドキュメントの同時編集も可能になり、バージョン管理の苦労がなくなったこと」でした。
「Office 365 では、自分が共有のドキュメントを開きっぱなしにしていても、ほかの人が編集した結果がきちんと反映されますので、ドキュメントのバージョン管理にミスがなくなりました。非常に便利だと思います」。
保存可能な容量についても「不安はない」と前田 氏は言います。
「クラウド サービスですから、容量を気にする必要がないのもいいですね。数百万のサーバーがすぐに使えなくなったのとは、雲泥の差です。容量に関してはタダみたいなものですから、いくらでもドキュメントを管理できます。これは私たちの業務にとって、大きなメリットです」。

次代の「ビジネス スタンダード」として Office 365 に期待

前田 氏は、こうしたメリットの数々は、「お客様にもお勧めできるもの」として、次のように話します。
「今回、Office 365 を導入した背景には、私たちの社内業務を効率化することのほかに、実は『お客様の業務効率化にも役立てていただけるソリューションかどうかテストする』という側面もありました。中小企業のお客様にとって、財務活動は重要課題です。判断材料の不足による意思決定の遅れが、致命的な事態を招くことがあります。ですから、私たちは、よりスピーディーにお客様の業務に貢献していきたいと考えていました。中小企業のお客様ですと、手書きされた帳簿を、後で会計ソフトに入力されるといった流れがほとんどでしょう。さらに私たち税理士がお伺いして、数時間かけてソフト内のデータを帳簿に照らして再確認してから、データを吸い出して事務所に持ち帰り、そこから書類を仕上げていくという工程がありました。しかし、会計ソフトがクラウドになり、そのデータを安全に共有できるようになれば、一連の作業を迅速化することができます。そして、Office 365 があれば、その思いを実現することが可能だと実感できたのです」。
さらに前田 氏は Office 365 が「標準的なビジネスツールになると期待している」と、続けます。
「今、ビジネスのツールとして Excel や Word など Microsoft Office 製品を使っていない企業はないと思います。Office 365 は、そうしたツールと完全に連携したクラウド サービスであり、マイクロソフトによって長期運用されていくだろうという信頼もあります。そういった意味でもお客様にお勧めしやすいのです」。

<今後の展望>
士業ネットワークの充実やお客様のクラウド化支援へ、Office 365 活用を強化

現在、ほはばではお客様のクラウド化をサポートするために、「ほはばクラウド株式会社」を設立。岸川 氏を代表取締役 社長に据えて、お客様と共に歩み続けるための新たな取り組みを開始しています。
その前段階として、Office 365 の活用を、ほはば内からハナシヲ機構全体へと広げていくための準備も進められています。

「離れたオフィスにいるハナシヲ機構のメンバーとのコミュニケーションと情報共有をスムーズにするために、Exchange Online や Lync Online の試用を開始しています。ほはばクラウドの今後の事業展開にしても、ハナシヲ機構への展開にしても、中小企業への Office 365 導入実績が多数あるレイシスソフトウエアーサービスさんのサポートをいただきながら、進めていく予定です。投資を抑えながら最新のテクノロジーを活用し、お客様と共にビジネスを効率化できる……こんなことは、Office 365 がなければ、不可能だったでしょう。私たちを含め、中小企業のビジネスを大きく変えていけるポテンシャルがあると、期待しています」。

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