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ヘリーハンセン

 様に導入

世界的アパレル メーカー、クラウド ソリューションでコミュニケーションとビジネス プロセスを強化

ヘリーハンセンは、テクノロジとデザインを画期的に融合させた高機能アウトドア用品の製造で有名です。しかし、ビジネス コミュニケーションと共同作業体制では遅れをとり、従業員は旧式で信頼性の低い電子メールと電話システムを使用していました。小規模の IT スタッフは限られた時間を 40 の自社アプリケーションの保守と旧式電子メール システムの調整に費やしており、高価値のイニシアチブに集中する時間はほとんどありませんでした。同社は、IT 機能を再活性化させるため、Microsoft Offi ce 365 を導入し、全従業員に E4 プラン ライセンスを取得しました。そして、コミュニケーションを強化し、ビジネス プロセスを迅速化して、出張文化を転換することにより、出張コストを 10 ~ 15% 削減しました。

<状況>

ヘリーハンセンは、海で山で、そしてその中間のあらゆる場所で快適に過ごすことのできるアウトドア用品を製造、販売しています。業務用とレジャー用の両方でスキーヤーや船乗りに人気のあるヘリーハンセンの衣料品は、画期的な生地、耐久性、機能、北欧デザインで知られています。

世界的なブランドであるヘリーハンセンは、ヨーロッパと北米で 39 の販売店を運営し、世界中の販売業者やサプライヤーと取引しています。同社の事業のすべては、ノルウェーのオスロの本社、ドイツ、オランダ、英国、香港、カナダ、米国のオフィスを拠点とする、ほんの 350 人のフルタイムの従業員で行っています。「当社が世界中の顧客に製品を提供するには、競合する優良企業が多数存在します。そのため、最良の製品を作り、スケジュールどおりに提供する必要があります。
そのためには、サプライ チェーン全体でのコミュニケーションが必要です」と、同社の商品販売、調達、および開発担当副社長である Richard Collier 氏は述べています。

ヘリーハンセンのほとんどのチームは地理的に別の場所にいます。たとえば、財務部門のスタッフはすべてのオフィスに分散しています。マーケティング チームはオスロで、マーケティング計画と店舗レイアウトをヨーロッパと北米の販売店に提供する必要があります。これらのチームは通常、電子メールと電話でコミュニケーションをとっていましたが、電話システムは旧式で信頼性が低く、マーケティング計画や詳細なディスプレイ写真の大きなファイルを電子メールで送信するのは最適なソリューションではありませんでした。

小規模のスタッフでグローバルな運用を保守することは、IT 部門にとっても課題でした。2011 年以前、同社の IT 運用はあまり厳密に管理運営されていませんでした。新しいシステムをインストールしても、多くの場合、古いシステムは停止されず、その結果、環境は複雑になり、保守が困難で、全体を把握できなくなっていました。たとえば、同社では Microsoft Exchange Server のインスタンスが 11 個実行されていました。まだ Windows 2000 オペレーティング システムとMicrosoft Exchange Server 2003 が実行されているサーバーもありました。断片化された電子メール環境は、保守が困難で、サービスは信頼性の低いものとなっていました。サポートも困難でした。Microsoft Outlook の複数のバージョンが展開されていて、従業員が複数のバージョンの Exchange Server にアクセスしていたためです。

同社では、イントラネットとアドレス帳用に Microsoft SharePoint Server 2010 が展開されていました。一部のチームはチームとプロジェクト サイトの機能を活用していましたが、これらの機能の全体的な利用は低水準でした。同社には、チームを教育し、SharePoint ソリューションを十分に活用できるよう支援する専門家が不足していたためです。

電話システムが停止するため、顧客とサプライヤーは、必ずしもオスロのオフィスに接続できるとは限りませんでした。同社のオスロとその他の主要サイトにはビデオ会議システムがありましたが、複雑で、めったに使用されていませんでした。コミュニケーションの選択肢が限られていたため、ヨーロッパとアジアのオフィスやメーカーとの会議のための出張が一般的でした。

2011 年 1 月、ヘリーハンセンは、Sandy Abrahams 氏を新しい IT 責任者として採用しました。「PBX (構内電話交換機) システム、電子メール、ビデオ会議システムがありましたが、すべて信頼性の低いものでした。インスタント メッセージングや会議はありませんでした。複数の店舗は電話サービスを受けることができず、コミュニケーションについては店舗マネージャーの携帯電話に頼っていました。コミュニケーションがビジネスの障害とならないよう、迅速に対処する必要がありました」(Abrahams 氏)

<ソリューション>

限られた IT リソースでは、自社環境への必要な変更を行うことは困難であることを認識した同社では、Microsoft Office 365 クラウドベースのサービスをテストすることに決めました。Office 365 は、使い慣れたMicrosoft Office アプリケーションを Microsoft Exchange Online、Microsoft SharePoint Online、Microsoft Lync Online と組み合わせて 1 つの接続されたソリューションにします。「5 人のチームで 40 のアプリケーションを管理しようとしていたので、電子メールをアウトソーシングして他の領域に集中できれば素晴らしいと考えました。Exchange Online のためだけに Office 365 を展開するところでしたが、インスタント メッセージングと会議用の Lync Online も取得し、SharePoint Online へ移行する機会も得ました」(Abrahams 氏)

同社は、小規模のパイロット プログラムの一環として、まず 25 人の従業員を Office 365 に移行しました。マイクロソフトが Office 365 に導入した移行プログラムにより、1 年目に追加料金を支払うことなくユーザーを Office 365 に移行できました。そのため、このソリューションをテストする金銭的なリスクは限定的でした。Office 365 は実装しやすく、従業員は新しいコミュニケーション機能を気に入りました。ほんの 1 週間後には、ヘリーハンセンは、Office 365 が同社にとって正しい方向であると認識しました。

同社は、マイクロソフト パートナー ネットワークのメンバーであるアテアとスキルに展開の支援を依頼しました。アテアは、同社の環境を診断して、グローバルな Lync 実装を成功させるために必要なすべての要素が整っていることを確認しました。スキルは、Office 365 用の Active Directory インフラストラクチャを準備して、Active Directory Federation Services (ADFS) をセットアップし、自社運用ソリューションと Office 365 ソリューションのシングル サインオンを可能にしました。

同社では、小規模のチームがサービス デスクに従事しながら Office 365 を展開して、すべてのオフィスの従業員と一部の店舗を比較的短期間でクラウドに移行しました。2013 年初めには、リモートのセールス担当者や残りの店舗への展開を完了する予定です。

Exchange Online への移行により、従業員は高速で信頼性の高い電子メール サービスを使用できるようになりました。Exchange Online は、25 ギガバイトのメールボックスを提供するため、従業員はメールボックスの容量管理に時間を費やす必要がなくなりました。電子メール サービスの信頼性も向上し、11 台の電子メール サーバーとスパム フィルターのどれかで問題が発生して電子メールが頻繁に停止していたのは遠い昔のこととなりました。また、従業員は、デスクトップでの MicrosoftOutlook の最新バージョンの操作と、事実上すべてのブラウザーやモバイル デバイスでの Microsoft Outlook Web App の操作とでユーザー エクスペリエンスが一貫していることも気に入っています。次に、同社は、スキルと協力して Exchange サーバーを廃止し、残りのすべてのユーザー データを Exchange Online に移行する予定です。

同社は、チームの共同作業用に SharePoint Online を導入しました。新しいチームとプロジェクト サイトはすべて SharePoint Online を使用して作成され、IT スタッフはそれらのサイトを使用することを奨励しています。いずれ、同社は、既存の SharePoint アプリケーションを SharePoint Online に移行し、それらのサーバーも廃止する予定です。Abrahams 氏は次のように述べています。「販売店チームは、重要なマーケティング活動の投稿用に、SharePoint Online の共有の予定表を要求しました。これがセットアップされると、店舗の従業員は、Outlook にアクセスして、予定表をチェックし、新しいプロモーションの時期や店舗のディスプレイ更新時期を確認できるようになります」同社では、大きなファイルを電子メールで送信しなくても情報を共有できるよう、販売店スタッフ用のチーム サイトのセットアップも進めています。「本社スタッフと店舗の間で大量の情報を共有する必要があります。販売店チーム サイトがあれば、それがずっと簡単になります」(Abrahams 氏)

同社のチームは、Lync Online のインスタント メッセージング、プレゼンス、会議機能をすぐに採用しました。頻繁にデスクトップ共有セッションをホストして、プレゼンスとインスタント メッセージングでビジネスプロセスを迅速化しています。「年初めに、ドイツ、デンマーク、スウェーデン、米国、ノルウェーの協力者と共に、Lync 上のみでプロジェクトを運営しました。彼らがオスロに来たのは、最終の受け入れテストの時だけでした。Lync の会議とデスクトップ共有を使用し、SharePoint Online でチーム サイトをセットアップしてプロジェクトを管理しました。素晴らしかったのは、チーム全員がプロセスがうまく機能したと感じ、経営陣にそのメッセージが届いたことです」(Abrahams 氏)

2012 年 4 月 ~ 9 月にかけて Lync Online の導入拡大中に、オスロにある PBX システムで重大な問題が発生しました。内部コミュニケーションは Lync に切り替えましたが、顧客とサプライヤーからオフィスへの接続でトラブルが発生しました。同社は、エンタープライズ ボイス機能が必要であると判断し、Lync Online の代替として Microsoft Lync Server 2013 を導入しました。これは、引き続き Microsoft Office365 E4 プランを通じてライセンスされました。マイクロソフト サービスの支援を受けて、同社は、オスロのデータ センターでサーバーをセットアップし、オフィスへのネットワーク接続とオフィス内のワイヤレス ネットワークで VoIP 呼び出しを処理するようにアップグレードしています。また、同社はオーディオ会議ブリッジを展開して、連携するすべての国でローカルのダイヤルイン番号を持つようにします。

店舗では、従来の固定電話ではなく Lync 経由の電話サービスを提供して、コストを削減し、電話アクセスを改善する予定です。「従来の電話サービスを Lync に置き換えるだけでなく、店舗の PC に HD ビデオ カメラをセットアップして、マーケティング マネージャーが画面で視覚的なフィードバックを提供できるようなります」と、Abrahams 氏は述べています。

サーバー製品と共に、同社は Office 365 ProPlus のライセンスも得ています。Office 365 Pro Plus は、最新の Microsoft Office 機能へのアクセスを提供し、従業員が PC タブレットから携帯電話まで最大 5 台のデバイスに Microsoft Office を展開できるようになります。「従業員が必要なあらゆる場所で Office のコピーを使用でき、ライセンスのコストについて心配しなくて済むのは、本当に嬉しいことです」と、Abrahams 氏は述べています。従業員は Microsoft Office Web Apps も使用できるため、Microsoft Office のコピーが搭載されていないコンピューターを使用している場合でも、ドキュメントにアクセスして、最新の Microsoft Office 機能を活用できます。

<メリット>

ヘリーハンセンの Microsoft Office 365 への移行は非常に順調でした。同社はアテアの支援を受けて、従業員を Exchange Online と SharePoint Online に移行しました。また、Lync を自社運用型で展開し、完全なエンタープライズ ボイス展開を全社的に導入しています。同社では、このソリューションを完全に展開した後は、グローバルな販売店ビジネス全体のコミュニケーションを改善するインスタント メッセージング、プレゼンス、会議、VoIP、Office Web Apps などの機能が追加されますが、全体的なソリューション コストは以前の自社運用型ソリューションよりも減少することを期待しています。

ライセンスの簡略化

マイクロソフトのコミュニケーションおよびコラボレーション ソリューション全体を、Microsoft Office 365 E4 プランでライセンスできます。ユーザー単位の低い年間コストで、Exchange Online、SharePoint Online、Office 365 ProPlus、完全な自社運用型のボイス展開用の Lync Server 2013 へのアクセスが提供されます。

以前のソリューションのコストと比較して、Office 365 のライセンス コストは非常に魅力的です。Microsoft Office、Exchange、SharePoint の従来のライセンス コストと、ハードウェア コストおよび PBX コストを合わせると、Office 365 の現在のライセンス コストとほぼ同じです。「展開の完了後も、コストは基本的に同じでしょう。しかし、Office 365 では、すべての Lync 機能も利用でき、IT スタッフがアプリケーションの管理から解放されて戦略的なプロジェクトに取り組めます」(Abrahams 氏)

IT サービスの信頼性の向上

コストの節約に加え、11 台の Exchange サーバー、2 つのスパム フィルター、さまざまな PBX 機器を廃止できることによって、ヘリーハンセンの従業員にとって信頼性の低いサービスの時代が終了します。Office 365 には返金制度のある 99.9% の可用性を保証した SLA が含まれており、Abrahams 氏やその他の IT スタッフに安心を提供します。「私たちにとって最も顕著な違いは、電子メールの信頼性が高くなったことです。ビジネスを円滑に運営することができ、サーバーのトラブルシューティングに費やしていた IT の多くの時間が解放されます」(Abrahams 氏)

出張文化の転換

ヘリーハンセンでは Office 365 への移行後すぐに、ビジネス出張を Lync 会議に置き換えるパイロット プログラムを開始しました。「このパイロット プログラムを実行した結果、非常に短期間で、15 の出張を回避し、15,500 ユーロ (20,000 米ドル) を節約することができました。Lync によってすぐに、ビジネスの進め方が本当に変わりました」(Abrahams 氏)

現在、すべての管理者は、出張予算を削減し、代わりに Lync を使用するよう求められています。同社は、2013 年には出張コストが 10 ~ 15% 削減されると期待しています。上級管理者は当初、Lync によって出張コストが削減できるのか懐疑的でしたが、現在は Lync で削減が実現できると確信しています。「5 か国に広がる IT チームの場合、すべての会議を Lync 経由で行えることは驚くべき転換でした。お互いの顔を見て、デスクトップを共有できるようになったので、より生産的に会議を進め、より緊密な関係を築くことができます。電話が 1 日ダウンしても切り抜けられるが、Lync 会議がないと切り抜けられないと冗談を言っています」(Abrahams 氏)

同社が Lync ビデオ会議から恩恵を受けるもう 1 つの例は、香港にあるメーカーとの衣料品サンプルの確認です。「サプライヤーは、Logitech HD カメラを使用してオスロにいる開発者にサンプルを見せることができます。以前は、毎年、多くの従業員をアジアに派遣してサンプルをチェックする必要がありました。今は、チームの半分が行くだけで済みます。誰もが興奮しています。出張が多いことにうんざりしていた人や、コストを削減したい管理者は特にです」(Abrahams 氏)

通話コストの削減

ヘリーハンセンは、Lync を使用して旧式の PBX 機器を置き換えて、保守のコストを削減し、電話通信の信頼性を大幅に向上させる予定です。また、Lync により携帯電話の料金も削減できます。Abrahams 氏は次のように述べています。「ミュンヘンとオスロを頻繁に行き来する従業員が 1 人います。Lync の導入から 1 か月後、彼の携帯電話料金は 200 ユーロ (260 米ドル) 削減されました。これはたった 1 人分の削減です」 同社全体では、携帯電話コストの予算を 10% 削減しました。

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