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導入事例

 様に導入

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  • オンデマンド
  • コスト

三友プラントサービス株式会社

 様に導入

Microsoft Office 365 Midsize Business を活用し PC 環境を刷新
ライセンス コストや PC 管理の負担を軽減し、ユーザーの利便性も向上

三友プラントサービス株式会社

三友プラントサービス株式会社

研究段階の廃棄物処理に特化し、処理方法の確立等によってリサイクル業界をリードし続けている三友プラントサービス株式会社。ここでは Office 365 に含まれる最新 Office を活用した、PC 環境の刷新が進められています。そのきっかけになったのは、それまで使っていたメール サービスの終了。メール環境を移行するため複数のサービスを比較検討した結果、Microsoft Office のオンデマンド利用が可能な Office 365 の採用を決定したのです。これによってライセンス コストや PC 管理の負担を軽減し、ユーザーの利便性も向上。外出先での情報アクセスやマルチ デバイスの活用も可能になっています。今後は Microsoft Lync や Microsoft SharePoint の積極的な活用も視野に入っており、これによるコミュニケーション変革にも期待が寄せられています。

<導入の背景とねらい>
廃棄物処理をリードする技術者集団、
最先端の IT 環境への移行に着手

小松 和史 氏

三友プラントサービス株式会社
代表取締役社長
小松 和史 氏

一部のビジネスの現場では現在も使われ続けている WindowsR XP。この OS は安定性が高く使い勝手も良かったため、なかなか手放せないという利用者も少なくありません。しかしリリースから 12 年が経過しており、既にその役割は終了したと言えます。マイクロソフトからの Windows XP の出荷は 2008 年 6 月に終了しており、2014 年 4 月にはサポートも終了します。最近では Windows XP をサポートしないアプリケーションも増えてきました。Windows XP と共に活用されてきた Office 2003 も、Windows XP と同時期にサポート終了が予定されています。これまでさまざまな手段で利用が延長されてきた Windows XP に別れを告げ、新たな環境へと移行すべき時がやってきたのです。

それでは次の PC 環境を、どのように整備すべきなのでしょうか。この課題に頭を悩ませている IT 担当者も少なくありません。その中でも特に重要なテーマになるのが、Windows ユーザー企業のほぼ全てが活用している Office の環境整備です。PC 環境を一新できるこのタイミングは、Office のバージョン統一やライセンス管理のための負担軽減を実現できる、絶好のチャンスでもあるのです。

このチャンスを最大限に活かすため、Office 365 を採用したのが、三友プラントサービス株式会社 (以下、三友プラントサービス) です。同社は 1948 年に設立された、神奈川県に本社を置く環境リサイクル企業。1960 年代から廃棄物処理に着手しており、この分野の草分けといえる存在です。引き受けた廃棄物は外部委託を行うことなく社内で一貫処理。 "環境と資源を守ろう" を経営ビジョンに掲げ、業界をリードし続けています。

同社のビジネスの特徴について、「私どもは工業科学系や製薬系など、まだメーカーでも研究段階にある廃棄物の処理に特化しています」と説明するのは、三友プラントサービス株式会社で代表取締役社長を務める小松 和史 氏です。さまざまな業種における廃棄物に対応しており、処理方法が確立されていない、顧客にとって扱いに困る廃棄物を引き受けるケースも多く、三友プラントサービスで確立された処理方法が、国が定めるガイドラインに反映されることも少なくありません。「処理方法に関する特許は取得しておらず、弊社と同じ処理方法をお使いいただいた場合でもロイヤリティは求めていません。お客様が抱えている廃棄物に関する問題を解決することが、私どもの使命だと考えているからです」。

このようなビジネスを支えているのは、社内に根付いている技術者魂です。同社の社員には化学系や電気機械系の技術者が多く、難題であるほど挑戦しがいがあるという、チャレンジ スピリットに溢れているのです。

「このような技術者集団ということもあり、IT に関しても常に新しいことに取り組む傾向があるようです」と小松 氏。その三友プラントサービスが選択したのが、Office 365 なのです。

<導入の経緯>
きっかけは旧メール サービスの停止
最新 Office が決め手になり Office 365 採用へ

新山 直人 氏

三友プラントサービス株式会社
技術部 (システム担当)
課長
新山 直人 氏

福嶋 憲嗣 氏

株式会社 日立システムズ
マネージドサービス
事業グループ
アウトソーシングセンタ
事業部
アウトソーシング
ソリューション本部
第三SI部
技師
福嶋 憲嗣 氏

三友プラントサービスが新たな PC 環境の整備に向けた検討を開始したのは、2012 年秋のことでした。「きっかけは、それまで使用していたホスティング型のメール サービスが、2013 年 3 月末に終了するというアナウンスがあったことです」と、三友プラントサービス株式会社 技術部 課長 新山 直人 氏は振り返ります。それまで同社が利用していたメール システムは、社外のメール サービスと、社内に設置されたスパム メール対策アプライアンス、メール アーカイブ システムを組み合わせたものであり、メール クライアントには Microsoft Outlook Express が使用されていました。その入り口となるメール サービスが終了するのであれば、他のサービスへの全面的な移行を行う必要があると判断されたのです。

そこで同社が行ったのが、その時点で有望だと考えられていたサービスの比較検討でした。俎上に上がったのは、Google Apps と Office 365 だったと新山 氏は説明します。当初はどちらを選ぶべきか悩んだと言いますが、最終的に選択されたのは Office 365 でした。その決め手になったのが、最新 Office アプリケーションの存在です。

「廃棄物処理に関するデータ解析に Microsoft Excel を使用しており、営業担当者は Microsoft PowerPoint でプレゼンテーションを行っています。Office は業務に欠かせないツールなので、これからも使い続けることになります。Office 365 なら Office を低価格で入手できるうえ、月額課金で年間一括払いも可能なので、予算化も容易。メール環境の刷新だけではなく、Office のコストが低減できれば、一石二鳥です」 (新山 氏) 。

また Office 365 は、常に最新版の Office が自動アップデートされるため、バージョン管理やインストールの負担が軽減できるという期待もあったと、新山 氏は付け加えます。以前の PC 環境では、社員の増加や PC 故障のタイミングで PC を増設しており、その度に各種アプリケーションのインストールやデータ移行の作業が発生していました。そのために 1 台あたり、丸 1 日の時間が費やされていたと振り返ります。また Office のバージョンを全社で統一する必要もあり、そのための管理工数もかかっていたのです。

判断材料となったのは机上の検討だけではありません。新山 氏自身が Office 365 をテスト的に活用することで、機能や使い勝手の検証も行われています。その結果、Office 365 であれば移行の価値があると判断、2013 年 1 月末に Office 365 の採用を最終決定するのです。実際の導入に際しては、以前からサーバーやプリンターの保守をお願いしていた株式会社 日立システムズ (以下、日立システムズ) にサポートを依頼。2013 年 2 月から導入に向けた話し合いを開始し、その翌月には Office 365 への移行を完了しています。

「今回の Office 365 導入で特に配慮したのは、移行を迅速かつ確実に実施することでした」と言うのは、移行計画の立案とシステム設計、実際の移行作業を担当した、株式会社 日立システムズ 技師の福嶋 憲嗣 氏です。それまで使っていたメール サービスの終了が目前に迫っていたため、長期的な移行期間を設けることが難しかったのだと説明します。「メール データの移行のため、旧環境と新環境をしばらく併存させる二段階移行を行うケースが一般的ですが、今回は併存させることなく一気に切り替えました。以前の環境ではメール データをクライアント側に保存していましたが、必要なメール データは Office 365 のサーバーにアップロードすることで対応しています。移行が必要なデータが少なかったこともあり、この方法で問題なく切り替えることができました」。

Office 365 への移行と並行して、PC の入れ替えも始まっています。旧バージョンの OS で利用されていた PC を最新型に切り替え、OS も Windows 7 へと移行しつつあるのです。また、一部の PC は、Windows 8 が導入されたタッチ機能装備のものが採用されています。PC 入れ替えは 2014 年 4 月までを目処に進められていく計画になっています。

<導入効果>
軽減された IT コストと管理負担
クラウド化でデータ アクセスも容易に

永井 翔太 氏

株式会社 日立システムズ
東日本地域グループ
神奈川支社
営業本部 営業部
第二グループ
永井 翔太 氏

Office 365 への移行によって、IT コストの低減が可能になりました。前述のように Office 365 によって Office のライセンス コストが下がったのに加え、メール システムのトータル コストも削減されているのです。その理由は、スパム メール対策アプライアンスとメール アーカイブ システムが不要になったことにあります。これらの機能は Office 365 側に装備されているからです。社内に設置されたシステムが不要になれば、その年間保守費用も必要なくなります。

社内システムが不要になることで、災害発生時の事業継続 (BCP) も容易になりました。「実は東日本大震災の後の計画停電では、弊社のある場所も停電の対象になり、サーバーを停止させる必要がありました。今ではメール システム全体がクラウド上にあるため、停電が発生してもメールのやり取りが可能です」 (新山 氏) 。

PC 環境の維持および管理に必要な作業負担も軽減されています。まず新規 PC の準備を行う際に、Office のインストール作業を行う必要がなくなりました。常に最新版の Office を、インターネット経由で入手できるからです。またそれまで使っていた PC を新しくする場合、以前はメール データの移行が必要でしたが、今ではクラウド上にデータが存在するため、データ移行の必要がありません。「他のアプリケーションの導入やユーザー データや設定の引き継ぎは行わなければなりませんが、以前は丸一日かかっていた作業が半日にまで短縮されています」と新山 氏。バージョンも自動的に統一されるため、バージョン管理の手間もなくなったと言います。「以前はライセンス管理のために年に 1 回集計作業を行っていましたが、この作業も軽減されると思います」。

メリットはコスト削減や管理性向上だけではありません。ユーザーの利便性も高まっています。その一例として挙げられたのが、社外で活動することの多い営業担当者の情報アクセスが容易になったことです。以前のメール システムは社内で使用することを前提としており、社外からアクセスすることができませんでした。そのためメールを携帯電話に転送したり、Gmail などのコンシューマー向けメール サービスを併用するという方法が取られていましたが、転送がうまくいかないケースや、添付ファイルが届かないという問題が頻繁に発生していたと、新山 氏は振り返ります。これに対して Office 365 は、社外からでも安全にアクセスでき、Exchange ActiveSync を使用すれば電波が通じない場所でもメールを読むことができます。また当然ながら、外出先の携帯電話やスマートフォンに同期されたデータは、社内 PC からアクセスできるデータと同一です。小松 氏も、「どこででも同じデータにアクセスできるのは、非常に便利です」と語ります。

メール以外のファイルも、Office 365 に用意されている OneDrive for Business (旧 SkyDrive Pro) によってサーバー上で管理でき、共有も可能です。既に一部のユーザーの間では、ファイル共有の場として積極的に活用されていると新山 氏は説明します。またマルチ デバイスで使えるのも大きなメリットだと指摘します。新山 氏自身も、デスクトップ PC、ノート PC、タブレット、スマートフォンを使い分けていますが、どのデバイスからも同じデータにアクセスできるのは、画期的だと言います。

Office 365 から配信される最新版 Office の使い勝手も、それまで使用していたバージョンに比べて、格段に良くなっていると評価されています。「画面構成がシンプルになっており、少し触ればすぐに使えるはずです」と言うのは、株式会社 日立システムズ 営業部の永井 翔太 氏です。新山 氏も、「便利な機能が多く、慣れてしまえばこちらの方が使いやすい」と語ります。今回の Office の移行では、ユーザー教育はまったく行わず、質問がある場合に対応するという方法を取っていますが、質問の数は予想していたよりも少なかったと言います。

システム構成図

システム構成図 [拡大図] 新しいウィンドウ

<今後の展望>
Lync によるコミュニケーション変革にも期待
SharePoint の本格的な活用も視野に

Office 365 への移行は、社内コミュニケーションに新たな手段をもたらすものとしても、期待が寄せられています。既に Lync Online の利用が試験的に始まっていますが、インスタント メッセージング (IM) やオンライン会議は利便性が高いと評価されています。ユーザー PC のサポートには、現在は専用ツールが使われていますが、これも Lync へと移行した方が使い勝手が高まると考えられています。現在使用されているツールは LAN 内部での使用を前提としており、異なる拠点からの利用ができませんが、Lync であればどこからでもアクセスし、デスクトップやプログラムを共有できるからです。

今後は SharePoint Online の活用も進めていく計画です。その最初のステップとして考えられているのが、掲示板やブログ、ドキュメント ライブラリの利用です。現在は掲示板や個人スケジュール、文書管理などを他のグループウェアで行っていますが、将来はこれらを Office 365 へと移行する可能性もあり得ると言います。

「Office 365 の導入はメール サービスの移行がきっかけでしたが、他にも実にさまざまなメリットを得ることができました」と新山 氏。また小松 氏も「新山がじっくり評価したうえで行った Office 365 導入を高く評価しています」と満足そうに語ります。「これからの IT で重要なのはハードやマシンではなく、どのようなアプリケーションやサービスを使い、価値を生み出していくのかということだと考えています。社員全員がこの新しい環境を積極的に活用し、成果につなげていくことに期待しています」 (小松 氏) 。

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