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導入事例

 様に導入

  • コミュニケーション

特定非営利活動法人 エヌピーオー・フュージョン長池

 様に導入

地域活性化を支援する NPO がテレビ会議を活用して離れた拠点とのコミュニケーション不足を解消

地域の暮らしの支援をする特定非営利活動法人 (NPO) として地域活性化、住宅管理、住まい作り等の支援活動を行ってきたフュージョン長池。現在は、八王子市長池公園の管理・運営を主軸として、地域の暮らしに関する様々な活動をしています。フュージョン長池が最も重視していることは、スタッフ間のコミュニケーション。2013 年春から遠隔地に拠点ができたことを受け、毎日の対話に選択したのが Microsoft Office 365 で使えるテレビ会議です。相手の顔を見たり画面を共有しながら会議が行えるため、離れていても距離を感じさせないコミュニケーションが取れるようになったといいます。

<導入の背景とねらい>
遠隔地の拠点が出来たことがきっかけで、スムーズにコミュニケーションをとる方法を模索

フュージョン長池は夏休みに「平成狸合戦ぽんぽこ」のアニメを子供たちに上映したことをきっかけとして活動をはじめ、「自由に自立した人々が創る街」の推進を掲げ、ゆるやかなネットワーク型の地域コミュニティを醸成してきました。NPO としては 1999 年に発足、八王子市から長池公園自然館 (長池ネイチャーセンター) の管理運営を委託され、さらには 2006 年 4 月 1 日より八王子市長池公園の指定管理者になり、イベント企画、草刈りなどの公園の管理・運営の仕事を行っています。長池公園は「平成狸合戦ぽんぽこ」の舞台になった多摩丘陵の自然を残しており、市民の憩いの場として機能しています。

また、フュージョン長池では、メーリングリストやホームページなどの IT ツールとインターネットを古くから活用しています。「フュージョン長池では、一人一人を大事にしながら『自由に自立した人々』がインターネットでゆるくつながりながら楽しく元気に活動して、地域に貢献することを目指しています」と語るのは、フュージョン長池理事長の富永 一夫さんです。

毎日 1 回離れた拠点と定例会議をやっているという大沢 敦さん。

2013 年春から遠隔地に拠点ができました。そこで、離れた拠点に勤務するスタッフとも、日常的に密接にコミュニケーションができる方法を模索していたところ、日本マイクロソフトから Office 365 の紹介を受けました。検討の結果、Office 365 に含まれる、Lync と呼ばれるテレビ会議を使ったコミュニケーションを実践することになりました。

「距離が離れてしまうことで、そのスタッフとコミュニケーション不足になってしまう懸念がありました。顔が見えて、普通に会話ができるので負担が少なく、日常的なコミュニケーションが取りやすいです。」と話すのはフュージョン長池の大沢 敦さんです。「以前から組織のスタッフの間で情報共有がうまくできる仕組みを考えていました。コミュニケーションを大事にしている組織なので、何かあったらすぐに情報共有をします。スタッフは月曜日から金曜日まで毎日勤務しているわけではなく、土日もやっていますし、週に 2 ~ 3 日しか勤務しない人もいます。一つの組織として活動していくためには、情報共有とコミュニケーションが大事なのです。」

綿密なコミュニケーションを行うために、遠隔地に勤務するスタッフとは 4 月から Lync のテレビ会議を使った定時連絡を始めています。

<導入の効果>
ハチの大群の写真を遠隔地と共有して詳しいスタッフからアドバイスをもらうことができた

Lync を活用したコミュニケーションでとても役に立ったことがある、と語るのは、フュージョン長池の富永 哲夫さんです。「自然館や公園で作業をしているときに、来園者から公園に生息する動植物のことで声をかけられることがよくあります。前に、ミツバチが巣から逃げ出して何万匹も木に群がっていたことがありました。来園者から連絡を受けて対応方法を検討しましたが、たまたま詳しいスタッフがいなかったので、撮った写真をハチに詳しい遠隔地のスタッフと Lync で共有をしてどんな対応をすればよいのかについて相談することができました。最終的に、どのようなミツバチの種類であるか、なぜ群がっているのか、どう対処すれば良いのかについて判断することができました。これは電話ではなく、Lync で写真を見ながら会議ができたことが大きいです。」

このように、Lync を使って日常的に会話を行い、映像や写真も共有することで、離れたスタッフとも密にコミュニケーションが取れるようになりました。「花や虫の名前を聞かれた時も、映像や写真を見せながら話ができるようになりました」と富永 哲夫さんは話します。

<今後の展開>
さまざまなシーンに Office 365 を活用していきたい

フュージョン長池理事長の富永 一夫さんは、総務省が主催する「全国地域づくり人財塾」の初級講座の講師を務めており、中級講座はフュージョン長池が主催、街づくりのアイディアのプレゼンテーションとそれに対するディスカッション、意見交換などを行っています。講座には、関東をはじめとする日本全国から人が集まります。このような会議を Lync で開催したい、と大沢さんは将来の構想を語ります。「U-Stream のような一方的な講義だけではなく、双方向でディスカッションができるところがいいですね。前回の講座では、Lync を使ったデモも行い、ホワイトボード共有などを行いました。」「Office 365 にはほかにもさまざまな機能がついているので、勉強して使いこなしていきたい」と富永 哲夫さんも続けます。

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