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株式会社フロリステ・モデュール

 様に導入

従来の無料ストレージの問題を解決すべく Microsoft Office 365 を導入。ストレージ統合やセキュリティ強化に加え、社員のコミュニケーションとモチベーション向上も実現

写真:株式会社フロリステ・モデュール

株式会社フロリステ・モデュール

結婚式用やセレモニー用の装花、装飾のプロとして、幅広くサービスを提供している株式会社フロリステ・モデュール。九州一円および愛媛県を営業エリアに 15 店舗を展開する同社では、2014 年 11 月から Microsoft Office 365 Business Essential を導入。SharePoint Online と OneDrive for Business を組み合わせたファイル ストレージの統合、共有、および Skype for Business を使った各拠点どうしのコミュニケーションの促進を実現。さらに顧客管理業務の効率化と情報セキュリティの強化を両立させるなど、クラウドならではのリーズナブルなコストの範囲で、さまざまなビジネスの効率アップを実現しつつあります。

<導入の背景とねらい>
情報共有とセキュリティ強化へ新たなクラウド サービスを検討

写真:株式会社フロリステ・モデュール 管理部 責任者 小川 雄司 氏

株式会社フロリステ・モデュール
管理部
責任者
小川 雄司 氏

結婚式や新装開店、企業の記念行事など、さまざまなセレモニーの場に花は欠かせないアイテムです。一方、個人でも、最近では住まいのインテリアやデザインに合わせたコーディネートを楽しむ方が増えており、フローリストは文化的なライフ スタイルのサポート役として、さまざまな方面から注目を浴びています。今回 Microsoft Office 365 Business Essential を導入した株式会社フロリステ・モデュール (以下、フロリステ・モデュール) は、宮崎を除く九州各県および愛媛県松山地区を営業エリアとするフラワー装飾の専門家集団です。株式会社フロリステ・モデュール 管理部 責任者 小川 雄司 氏は、「結婚式のお花などをメインに、ホテルや結婚式場へ装飾、装花をご提供しています。一方、個人のお客様を対象とした小売事業部もあり、花器も含めたコーディネートやアフターケアのご相談にも応じています。最近では 2015 年 11 月に観葉植物専門店『ボタニカル・ガーデン』が福岡市中央区平尾にオープンしました」と語ります。

フロリステ・モデュールには現在、合計で 15 の店舗があります。今回の Microsoft Office 365 Business Essential 導入には、これらの互いに離れている拠点のコミュニケーションの活性化、もうひとつは、店舗ごとにローカル PC や無料のオンライン ストレージに保存しているファイルを、1 つのストレージとして統合しようというねらいがありました。

「各地域の店舗には店長およびスタッフがいるのですが、同じ仕事をしていながら他店舗と顔を合わせて話す、情報交換するといった機会がなかなか作れません。お客様のご要望や市場の動向をすばやく取り入れ、新しい企画や商品として提案できる情報力をつけるという点でも、社内のコミュニケーションの活性化は急務でした」(小川 氏)。

同社は共有のストレージとして、従来は無料のオンライン ストレージを利用してきました。その有料化に伴って、個人利用として One Drive に移行したのですが、昨今の情報セキュリティに対する企業の対応強化と照らし合わせて、同社でもビジネス利用にふさわしいセキュリティを担保できるストレージに移行するべきだと考えるようになってきました。

小川 氏は、そうした要件をもとに主なクラウド サービスを調査、検討した結果、Microsoft Office 365 が適しているのではと判断しました。ストレージのセキュリティという面でも、Microsoft Office 365 のビジネス サブスクリプション プランには OneDrive for Business が付属しており、保存データのセキュリティ管理やアクセス権限設定なども厳格に行えます。もちろん組織での利用を前提としているため、必要であればドキュメントの共有や共同作業も容易に実現できます。まさに、「企業としての情報共有とセキュリティの強化」という目的にふさわしい候補だったのです。

<導入の経緯>
自社要件に絞った機能デモで Office 365 の採用を決定

写真:九電ビジネスソリューションズ株式会社 ソリューション本部 ソリューション営業第3部 産業セールスグループ主任 土川 綾 氏

九電ビジネスソリューションズ株式会社 ソリューション本部
ソリューション営業第3部
産業セールスグループ主任
土川 綾 氏

フロリステ・モデュールでは、さっそく以前から取引のあった九電ビジネスソリューションズ株式会社 (以下、九電ビジネスソリューションズ) に相談したところ、すぐに Microsoft Office 365 Business Essential を提案されたといいます。九電ビジネスソリューションズ株式会社 ソリューション本部 ソリューション営業第3部 産業セールスグループ 主任 土川 綾 氏は、「ご相談を受けたのが、ちょうど当社が Microsoft Office 365 を幅広くお客様に展開していこうという方針で動き出したタイミングでした。加えて、コミュニケーションの活性化やストレージ セキュリティの強化、さらにクラウドを利用したコスト抑制など、Microsoft Office 365 にはフロリステ・モデュール様の要件にかなった特長がそろっており、まさにお勧めだと判断したのです」と話します。

この提案を受けて同社ではさっそく、1 か月無料の試用版を使って検証を開始。まず 1 店舗で使ってみた結果、全社で利用できるとの確信を持ったと小川 氏は明かします。とりわけ採用の決め手となったのは、九電ビジネスソリューションズによるストレージの機能デモでした。今回の要件には、SharePoint Online を使った顧客管理も含まれていました。もちろん SharePoint Online の既成テンプレートにもその機能はありますが、九電ビジネスソリューションズは、フロリステ・モデュールの個別要件に即したものを新規に作成し、組み込んだ上で提供していました。

「お客様の業務に即したテンプレートまでを含めてご提供することが、Microsoft Office 365 の使い勝手の良さを実感していただけると考え、あえてトライアルの段階でフルスペックの環境をご用意しました」(土川 氏)。

もうひとつの決め手は、やはりクラウドならではのコスト パフォーマンスです。「Microsoft Office 365 は 1 ユーザーあたり月額 540 円、年間で 6,180 円でここまでできるというのをご覧いただき、クラウドでないとできないコスト パフォーマンスを訴求したことに対してご評価いただけたと考えています」と土川 氏は付け加えます。採用決定後は、小川 氏から九電ビジネスソリューションズへの依頼で、全店長が集まるミーティングの場を利用した講習会を実施。十分な周知、トレーニングを行った上で、2014 年 11 月からいっせいに利用が開始されました。

図.システム概要図

システム概要図 [拡大図] 新しいウィンドウ

<導入効果>
ストレージの大容量化とセキュリティ強化に加え、社内外のコミュニケーションも盛んに

現在のユーザー数は、Office 365 Business Essential が 20 ライセンス。内訳は、15 店舗の各担当者と本社の担当者を合わせて約 20 名です。SharePoint Online によって構築された共有ポータル サイトを窓口に、OneDrive for Business 上のストレージや、SharePoint Online テンプレートの顧客管理ファイルにアクセスできるようになっています。

ストレージを OneDrive for Business に移行したメリットとしては、容量の大幅な拡張とセキュリティの強化が挙げられます。同社のストレージに保存されるファイルは一般のビジネス文書に加え、装花や装飾の記録写真が多く、容量もかなりの量に上るため、無料のストレージでは容量が足りずに困ることもしばしばでした。その点、OneDrive for Business では 1 ユーザーあたり 1 TB のストレージ領域の割り当てがあり、かなりの数量のファイルをアップロードしても十分な余裕があります。また、セキュリティ面では部署ごとにパスワードを付与して、権限を持つ人間だけがストレージに入れるよう設定し、厳格なアクセス コントロールを実現しました。

「この結果、かなり大きな容量のファイルでも安全かつ確実に受け渡しができるようになりました。また全社で 1 つのストレージが実現したことで、これまで個々の PC 端末の中にため込みがちだったのを、できるだけ Microsoft Office 365 の上で作業するように呼びかけています。これによって、ファイルの重複やバージョン違いといった混乱が避けられるようになります」(小川 氏)。

同社が活用している Microsoft Office 365 の、もうひとつの機能が Skype for Business です。これまでも取引先が大手の場合は、先方の持っているビデオ会議システムなどを利用して、画像と音声でのコミュニケーションを取ることができました。しかし、小規模で複数の取引先が多いため、同様のコミュニケーションを取ることは難しかったのです。Skype for Business ならばすでに Skype を導入済みの企業も多いため、現在では月 1 回のペースでビデオ会議を持つまでになり、顧客との密接なコミュニケーションが可能になりました。

Skype for Business は画面と音声で会話できるため、花の色合いや形などメールでは伝えにくい情報も見るだけでわかります。しかし小川 氏は、そうした情報の伝達効率にもまして大きな成果は、社員のモチベーションのアップだと指摘します。

「これまでは離れた拠点でお互いに顔を見る機会のなかった社員どうしが、Skype for Business を介して顔を合わせることで親近感が高まり、その結果、仕事の面でもコミュニケーションが密になり、お互いのモチベーションが上がってきたのが何よりも大きな成果だと考えています」。

セールス品質のアップにも、Microsoft Office 365 の導入は貢献しています。過去の納入事例や装花のサンプルなどをすべて OneDrive for Business に集約してあるため、営業担当者が出先や商談の場でタブレットからそれらの写真をダウンロードしてお客様に説明するといったことが可能になっています。「社内外どこからアクセスしても、同じものがダウンロードできる、同じものが見られるというのが良いですね。これもクラウドならではのメリットだと感じています」と小川 氏は語ります。

<今後の展望>
いっそうの業務効率化に加えトレンドへの関心を持つ契機に

フロリステ・モデュールでは、今回導入した Microsoft Office 365 をさらに日々の業務の中で活用し、社内外のコミュニケーションの活性化や、蓄積したデータや写真を次のビジネスに活かす道を探っていきたいと考えています。また小川 氏は、そうした日常の業務の効率化だけでなく、今回の Microsoft Office 365 導入を、時代の動きや社会のニーズに対する関心を育てるきっかけにできればと語ります。

「私たちのように直接 ICT に関わらない業種であっても、世の中の情報共有や活用のしくみがどのように変化しているか、また何が今注目を集めているのかといったトレンドに関心や興味を持つことは、自分たちのビジネスに新しいものを付け加えていく上で大切だと思っています。その意味で、今回の Microsoft Office 365 の導入は、有意義なトライアルになったと自負しています」(小川 氏)。

また、そうした新しいサービスやソリューションを導入していく上で、大切なのは「シンプルさ」だと小川 氏は強調します。九電ビジネスソリューションズに依頼して、導入後の店長ミーティングで説明会を行ったのも、Microsoft Office 365 の豊富な機能の中から、自社のビジネスに必要なものをきちんと見きわめ、気軽に活用してほしいという意図からでした。

「その点、九電ビジネスソリューションズのサポートは、大いに助かっています。今の時代、クラウドは避けられない選択肢です。そうした意味で IT の専門家に手助けや知恵を貸してもらえるのはたいへんありがたいと思っています」(小川 氏)。

ここまでコミュニケーションの活性化、ストレージの統合とセキュリティ強化、顧客管理の効率化と重要な目標を着実に達成してきたフロリステ・モデュール。今回の成功をステップ ボードに、さらなる Microsoft Office 365 の活用へ向けて、チャレンジを続けていきます。

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