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株式会社エイコー

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Office 2003 のサポート終了を契機に Office 365 ProPlus を導入、
メール サーバー負荷と情報共有の課題を一気に解決

株式会社エイコーは、「ドキュメント ソリューション」「IT ソリューション」「環境エネルギー ソリューション」を 3 つの柱に事業展開している企業です。オフィスにかかわるあらゆるモノ/サービスを提案できるトータル ソリューション プロバイダーとしてビジネスを拡張してきた同社は、Office 2003 のサポート終了をきっかけに、Office 365 ProPlus を導入。それまで抱えていたメール サーバーと情報共有の問題を、一気に解決しました。

導入背景:
Office 2003 のサポート終了とメール サーバーの負荷、情報共有のスピードが課題に

株式会社エイコーは、これまで Windows XP と Office 2003 を活用していましたが、両製品のサポート終了に対応するため、OS と Office のリプレースに迫られていました。また、それとは別に、同社は 2 つの課題を抱えていました。株式会社エイコー IT 経営推進室 係長 石田 和久 氏は次のように語ります。

「当社では、社外で活動する営業担当者や複合機のサービス担当者に、2011 年から通信機能を搭載した iPad を配布しています。また、それに合わせてメール サーバーを POP から IMAP に変更し、異なるデバイスでも同じメールを見られるようにしました。しかし、その影響もあってか、メール サーバーの負荷が高まり、2 ~ 3 か月に 1 回はシステムが停止するトラブルが発生するようになりました。また、iPad から事務所の PC に接続できる仮想デスクトップを導入し、社内情報にアクセスしているのですが、アクセスに時間がかかることも問題でした」 (石田 氏)

Windows XP のリプレースについては、同社は Windows 7 を選択。ただし、Office については、従来のボリューム ライセンス版にするかクラウド版の Office 365 にするかを、2 つの課題とあわせて慎重に検討しました。

導入の経緯:
最新の Office 利用に加えて、サーバー負荷と情報共有の問題を解決できるのが決め手

最終的に、同社はクラウド版である Office 365 ProPlus を選択。2013 年 9 月に契約し、社内 PC の Windows 7 へのリプレースに合わせて、Office 365 ProPlus も順次展開していきました。Office 365 ProPlus を選択した理由を、石田 氏は次のように説明します。

「Office 365 ProPlus であれば、常に最新の Office を利用できるだけでなく、当社が抱えていた 2 つの課題を同時に解決できると判断しました。まず、Exchange Online を活用すれば、メール サーバーの負荷を下げられます。また、SharePoint Online を使えば、仮想デスクトップに頼らなくても、情報にスピーディにアクセスできると判断しました」 (石田 氏)

さらに、BCP の観点からもクラウド版の Office 365 ProPlus はメリットが大きかったと、石田 氏は次のように強調します。

「万が一、災害が発生すると、社員が出社できない状況もありえます。しかし、Office 365 ProPlus であれば、1 ライセンスで 5 台のデバイスまでインストールできますから、自宅の PC にインストールし、業務を継続することが可能です」 (石田 氏)

導入の成果:
サーバー上でのメールの一元管理と iPad によるスムーズな情報アクセスを実現

現在、同社の社員約 380 名全員が Office 365 ProPlus を導入し、最新の Word 2013 や Excel 2013 を利用しています。もちろん、メール ソフトは最新の Outlook 2013 および Web 版の Outlook を活用していますが、これによりメール データの一元管理が実現したと、石田 氏は次のように説明します。

「実は、メールを IMAP に変更した際、受信メールはサーバー上で管理できますが、送信メールや連絡帳データがデバイスに残ってしまう問題がありました。しかし、Exchange Online と Outlook 2013 に変更後は、すべてのデータをサーバー上で一元管理できるようになり、どのデバイスでも同じメール環境を利用できるようになりました」 (石田 氏)

当初の課題であったメール サーバーの負荷の問題も解決しました。運用上の都合から、一部、以前のメール システムも残していますが、Exchange Online 導入後は、メール サーバーのトラブルは皆無となりました。SharePoint Online による情報アクセスの整備も、着々と進められています。

「社外で活動する営業担当者やサービス担当者は、iPad でカタログや複合機のマニュアルなどの資料を参照します。このため、別途、クラウド ストレージを契約し、そこに資料類を置いて iPad で参照していました。しかし、SharePoint Online を利用すれば、それも不要になります。現在はクラウド ストレージのデータを SharePoint Online 上に移行していますが、移行が完了すればクラウド ストレージの契約は終了する予定です」 (石田 氏)

さらに、ライセンス管理の面でも、大きな効果があったと、石田 氏は指摘します。

「以前は、購入ライセンス数はわかっていましたが、そのうちいくつ利用されているかを把握するのは困難でした。しかし、Office 365 ProPlus であれば、管理者用のポータル サイトでライセンスの使用状況がひと目でわかるので、とても便利です」 (石田 氏)

今後の展開:
SharePoint への情報の集約をすすめ、OneDrive for Business の活用も予定

現在は、SharePoint Online へのクラウド ストレージからのデータ移行中ですが、移行完了後は、社内掲示板の情報も SharePoint に集約する予定です。

「これまでは、連絡事項や資料の保存場所を掲示板に掲載し、情報共有していました。しかし、全員がみるわけではありませんし、掲載できる情報量にも限りがあります。しかし、SharePoint Online に集約すれば、強力な検索機能を活用して、情報にすばやくアクセスすることが可能になります」 (石田 氏)

売上情報を SharePoint Online に定期的にアップし、グラフなどの見やすい形式で参照可能にする計画も予定されています。それにともなって、iPad 版 Office の導入も検討されているところです。
個々の社員用データ ストレージとしては、OneDrive for Business に期待が集まっています。個人用データを OneDrive for Business に保存すれば、たとえばハードウェアのリプレースも容易になりますし、万が一の災害時にも、オフィス以外の場所からデータにアクセスできます。
また「少し先になりますが・・・」と断ったうえで、石田 氏は今後の展望について、次のように語ります。

「実は、顧客管理ツールの Dynamics CRM Online にも関心があります。特に Exchange Online と SharePoint Online との連携ができるので、機能や操作性、カスタマイズ性も含めて検討を予定しています」 (石田 氏)

もともとは Office 2003 のリプレースがきっかけでしたが、Office 365 ProPlus への変更により、同社は、それまで抱えていた課題を一気に解決することに成功しました。さらに、Exchange Online と SharePoint Online を活用した新しい情報共有のしくみ作りも始まっています。Office 365 ProPlus は、単なる Office のバージョンアップ以上の効果を、同社にもたらしたといえるでしょう。

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