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導入事例

 様に導入

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同朋学園

 様に導入

3 大学で約 3500 名が利用するメール システムを
Office 365 で構築し、Active Directory との統合も実現

同朋学園は、親鸞聖人の教えである「 "共なるいのち" を生きる」を建学の精神として、同朋大学、名古屋音楽大学、名古屋造形大学、同朋高等学校、同朋幼稚園の 5 機関を運営している学校法人です。これまで、約 10 年にわたって、Linux で構築したメール システムを利用してきましたが、システム更新のタイミングでクラウド化を決断。同朋大学、名古屋音楽大学、名古屋造形大学の 3 大学の学生と教職員、約 3500 アカウントのメール環境を Office 365 Education A2 に移行しました。

<導入背景>
メールボックスの容量、スパム対策、
ユーザーの二重管理などの課題を解決するためクラウドを検討

同朋大学、名古屋音楽大学、名古屋造形大学の 3 大学は、約 10 年間にわたって、オンプレミスの Linux サーバーでメール システムを運用してきました。しかし、サーバーが学内にあるため、いくつかの問題が生じていたと、3 大学の共通 IT インフラを管理する同朋学園 本部事務局 情報センターは、次のように説明します。

「ひとつはメールボックスの容量です。1 人 100 MB を用意していましたが、芸術系の名古屋造形大学では、画像などのマルチメディア系ファイルがやりとりされることも多く、サーバーのメール ボックスの容量が足りないという要望が出ていました。また、スパム メールやコンピューター ウイルスを含むメール対策用にアプライアンスを導入していましたので、そのコストも問題になっていました。さらに、スマートフォンを利用する学生が急増したものの、現在のシステムでは、スマートフォンでのメールの送受信に対応できないという課題もありました」(情報センター)。

加えて同朋学園では、ユーザーの二重管理という課題も抱えていました。メール システムでは、オープンソースの Open LDAP でユーザーを管理し、コンピューター教室のユーザー管理には、学内に立てた Active Directory サーバーを利用していました。このため、サード パーティ製のツールを使って、Open LDAP と Active Directory の情報を連携していました。そこで、メール システムの更新にあたり、ユーザーの二重管理の解消も検討課題となっていました。

<導入の経緯>
教育 IT 活用、Active Directory との連携、
国内法の対応で Office 365 を選択

そこで学園のメール システムを管理する情報センターでは、クラウドとオンプレミスの両面からソリューションの検討を開始。クラウドのメール サービスであれば、メールボックスの容量、スパム対策、スマートフォン対応などの課題を解決できるとともに、サーバーを減らし、大幅なコストダウンが可能であることを確認しました。次に、具体的なシステムとして Office 365 と Google Apps を比較、検討し、以下の理由から、Office 365 を選択することになりました。

「学生の論文やレポート作成において Word や Excel 等の Office 製品が利用されている場合が多く、それらのファイルと互換性や安定性が確保されている Office Online により、どこでも利用可能になることは、教育面での IT 活用の充実という点で重要なポイントとなりました。また、今回のシステムは、更新費を抑えるため業者を利用しないで、我々だけで、コンピューター教室のユーザー管理で利用していた Active Directory とクラウドを連携する必要があったのですが、いろいろと調べた結果、Office 365 であれば我々でも容易に構築できると判断しました。さらに有事の際、Google Apps だと米国の法律が適用されますが、Office 365 なら国内の法律が適用されます。主にこの 3 つの理由から、Office 365 の導入を決断しました」(情報センター)。

こうして、2013 年 12 月に正式に Office 365 の導入が決定。2 月上旬から 3 月中旬の約 1.5 か月をかけて、システムの構築が行われました。

「Active Directory の情報と Office 365 を連携する作業を中心に行いました。マイクロソフトから Directory Sync というツールが提供されていますので、それを Active Directory サーバーにインストールし、さらに Office 365 のライセンスが適切に適用されるバッチを PowerShell で作成しました。必要な情報は、マイクロソフトの Web サイトで公開されていますので、それほど苦労はしませんでした」(情報センター)。

<導入の成果>
旧メール システムの課題をすべて解決し、
大幅なコスト削減も達成

Office 365 によるメールは、2014 年の 4 月から正式にサービス提供がスタートしています。主に利用しているのは Exchange Online のメール機能のみですが、前システムの課題であったメールボックスの容量、スパム対策、スマートフォン対応などは、ほぼすべて解決されました。

また、前システムのメール関連サーバーは 6 台が不要となり、ソフトウェアのライセンス費用、サーバーの保守/運用コストも削減されました。さらに、二重になっていたユーザー管理が Active Directory に一本化され、ユーザー管理の手間も軽減されました。ただ、ユーザー側の本格的な活用はこれからだと情報センターは次のように説明します。

「前の Web メール システムの使い勝手があまりよくなかったこともあり、これまで学生の間で学内メールはあまり活用されていませんでした。それもあって、今回、Office 365 を導入しましたので、今後、活用方法をさらに広報したいと考えています。たとえば、すでにマニュアルを作り、スマートフォンで受信する方法やメールをキャリア メールに転送する方法なども案内しています。なお、職員に関しては、以前からメール クライアントとして Outlook を使っていたため、Exchange Online に変わったことで、使い勝手が向上しました」(情報センター)。

もうひとつの導入成果が、一斉メール送信の仕組みの構築です。

「実は、現在の仕組みだと、一斉メールは業務システム内からしか送信できませんでした。このため、送信できる人間が限られてしまうのです。しかし、Office 365 なら一斉メールを送る仕組みを容易に構築できますので、今後、より多くの教職員に活用してもらいたいと考えています。Office 365 なら災害時にも使えますので、緊急時の連絡網の強化にもつながると思います」(情報センター)。

<今後の展開>
卒業生のアカウントの継続利用を予定

今後予定されているのが、卒業生へのメール アカウントの継続提供です。その意義を次のように説明します。

「大学にとって、同窓会の活動は非常に重要です。ところが、これまでは卒業するとメール アカウントが使えなくなり、卒業生との連絡が困難になっていました。しかし、Office 365 であれば、卒業後も同じメール アカウントが使えます。今後は、卒業生も継続的に利用できる環境を整備したいと考えています」(情報センター)。

もちろん、Office 365 のその他の機能への期待も大きいようです。導入の動機のひとつとなった Office Online の今後の活用については特に大きく、「まずは Exchange Online の環境構築が優先されましたが、導入の主目的のひとつである Office Online について学生の教育環境の向上を考えると、クライアント版の Office 製品とのさらなる互換性の充実には期待したいです」と語ります。また Office Online と連携する OneDrive についても「本学園では Macintosh を利用している教員が多いため、Mac 版の OneDrive for Business がリリースされることを楽しみにしています」と期待を寄せます。

Office Online の機能や互換性は随時改善されています。また今後、OneDrive for Business の Mac OS 版のアプリがリリースされ、OneDrive を利用するユーザーが増えることによって、Office 365 の活用がさらに広がることを期待しています。

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